Quando la tua azienda è invitata a rispondere a una richiesta di proposta, un potenziale cliente ti invita a inviare una risposta formale che indichi come adempiere a un contratto. Mentre i potenziali offerenti spesso non sono tenuti a rifiutare ufficialmente tali inviti, è necessario comunicare sempre le proprie intenzioni per iscritto e attraverso canali non ufficiali.
Fare offerte o non fare offerte
Prima che un'azienda decida di rifiutare una RFP, una revisione interna della RFP è un passo prudente. Le ragioni pratiche interne per il declino includono i prezzi dei progetti, la programmazione e la mancanza di esperienza in merito ai servizi o ai prodotti richiesti. Tuttavia, le ragioni esterne della propria azienda per il declino dovrebbero essere dichiarate diplomaticamente - la possibilità di una futura relazione d'affari non dovrebbe mai essere trascurata.
Risposte ufficiali e non ufficiali appropriate
Ogni processo RFP può avere requisiti univoci su come rifiutare ufficialmente l'invio di una proposta. Ad esempio, alcune RFP includono una data specifica "nessuna offerta": in tali casi, dovresti fare ogni sforzo per comunicare la tua intenzione di rifiutare la partecipazione al processo di proposta entro la data prescritta nella RFP. Questo è un passaggio particolarmente importante da gestire correttamente se inizialmente si chiedeva di includere la propria azienda nel processo di richiesta di offerta.
La RFP dovrebbe contenere un elenco di individui che dovresti contattare in merito alla declinazione di una RFP, e dovresti avvisare una o più di queste persone per posta. Sono anche raccomandati metodi di comunicazione informale come telefono ed e-mail. Nell'interesse di migliorare le future opportunità di business, dovresti tentare di dire di no con garbo, a volte chiamato "no" all'attività dicendo "sì" alla persona. Questo è un approccio intelligente da adottare quando si declina una richiesta di proposta.
