I sistemi di valutazione delle prestazioni aiutano le organizzazioni a giustificare le loro decisioni sull'occupazione. Il sistema può consistere in più di una semplice revisione annuale delle prestazioni. Un robusto sistema di valutazione potrebbe includere una revisione annuale, nonché premi spot, encomi e processi disciplinari. Lo scopo di un sistema di valutazione delle prestazioni di base è riconoscere e sostenere prestazioni elevate e motivare i dipendenti a migliorare le aree in cui le loro prestazioni lavorative non soddisfano gli standard dell'azienda.
Suggerimenti
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Un sistema di valutazione delle prestazioni riconosce e premia i dipendenti che soddisfano o superano le aspettative della vostra azienda. I sistemi di valutazione delle prestazioni identificano anche le aree in cui i dipendenti marginali possono migliorare le proprie capacità e conoscenze.
Obiettivi di valutazione delle prestazioni
Le organizzazioni utilizzano valutazioni delle prestazioni per prendere decisioni sull'occupazione che aiutano l'azienda a raggiungere una serie di obiettivi. Le valutazioni delle prestazioni sono utili per aiutare i datori di lavoro a decidere se contare sul nuovo dipendente a lungo termine o se aumentare la retribuzione del dipendente. Inoltre, il processo di valutazione delle prestazioni può essere particolarmente utile nel determinare il potenziale di un dipendente per maggiori responsabilità, mansioni lavorative di livello superiore o una promozione. Trasferimenti di lavoro, riassegnazioni o dimissioni sono altre decisioni di assunzione che possono essere basate sulla valutazione delle prestazioni di un dipendente.
Quando un dipendente è nelle prime fasi del suo mandato con la società, la società potrebbe utilizzare una valutazione per determinare se il lavoro è adatto alle sue capacità e qualifiche. Per i neoassunti, questa valutazione può avvenire ovunque da 60 giorni a sei mesi dalla data di inizio del dipendente. Il periodo più lungo (sei mesi) offre al datore di lavoro un tempo sufficiente per osservare le prestazioni del dipendente in quasi tutte le mansioni e le responsabilità assegnate. Fornisce anche abbastanza tempo per determinare se vi sia un adeguamento culturale in termini di come il nuovo dipendente stia costruendo relazioni di lavoro riuscendo ad andare d'accordo con colleghi, colleghi e supervisore.
Sulla base di quanto alti (o bassi) i loro punteggi si trovano in una valutazione della performance, i dipendenti che svolgono eccezionalmente il proprio lavoro possono ricevere aumenti di stipendio o bonus. Ad esempio, le aziende che premiano i lavoratori con i bonus basati sulle prestazioni potrebbero utilizzare il metodo del punteggio di valutazione per determinare quanto generosa sarà la società al momento del bonus. Allo stesso modo, se c'è una scala salariale in atto, i dipendenti che si limitano a soddisfare gli standard di performance della società riceveranno il rilancio della percentuale più bassa, mentre i dipendenti la cui performance è eccezionale riceveranno il maggior aumento di stipendio, oppure potrebbero ricevere un anno bonus che li premia per prestazioni eccellenti.
Le decisioni sull'occupazione, come i trasferimenti e le riassegnazioni, potrebbero dipendere dal grado di professionalità del dipendente nel suo attuale lavoro. Ad esempio, un dipendente la cui performance è considerata mediocre per il lavoro in una posizione rivolta al cliente potrebbe dimostrare prestazioni di gran lunga migliori in un ruolo che non richiede interazione con i clienti della società. Nello specifico, un rappresentante di vendita che trova difficile coltivare le relazioni con i clienti può ottenere risultati migliori in un ruolo dietro le quinte in cui non è necessario interagire con i clienti. Questo tipo di decisione sull'occupazione può essere supportata da una valutazione della performance che dimostra che ha ottenuto punteggi più bassi nelle relazioni di sviluppo ma ottiene punteggi elevati in attività orientate ai dettagli che non richiedono un'interazione costante con clienti o clienti.
Le valutazioni delle prestazioni sono comunemente utilizzate a fini di sviluppo, come ad esempio fornire una formazione o una guida su come migliorare le prestazioni lavorative del dipendente o per assistere il dipendente nell'acquisizione di nuove competenze. Se le valutazioni delle prestazioni contengono solo punteggi numerici o includono il feedback del supervisore in un formato narrativo, la recensione è un'eccellente fonte di informazioni.Queste informazioni possono essere utilizzate per decidere il tipo di formazione che è necessario per aiutare il dipendente a migliorare le sue prestazioni o le opzioni di sviluppo professionale che aiuteranno a prepararla per futuri ruoli di leadership, per esempio. Per i dipendenti ad alto potenziale, le prestazioni di lavoro costantemente forti documentate nelle valutazioni annuali sono spesso una giustificazione per prendere decisioni di promozione.
Un altro obiettivo di valutazione delle prestazioni ha a che fare con la motivazione. I dipendenti che ricevono lodi e riconoscimenti per un lavoro ben fatto spesso sono motivati a sostenere o addirittura migliorare le loro prestazioni lavorative. Mentre un aumento di stipendio può essere una motivazione per alcuni lavoratori, il riconoscimento come un supervisore che classifica la propria competenza tecnica come "eccezionale" è l'ispirazione che gli altri dipendenti apprezzano più di, ad esempio, un aumento del salario del 3%.
Metodi di valutazione delle prestazioni
Esistono diversi metodi di valutazione o revisione delle prestazioni popolari. La scelta del metodo migliore dipende da fattori quali i livelli e le posizioni all'interno della propria organizzazione, le competenze di supervisione e gestione e il tipo di mansioni lavorative e le mansioni svolte dai dipendenti. Ad esempio, se sei un supervisore in un impianto di produzione, una valutazione basata sulla produzione è ideale per le mansioni lavorative dei dipendenti. Una valutazione basata sulla produzione utilizza in genere una scala numerica che misura l'output dei dipendenti. I dipendenti la cui produzione non soddisfa gli standard minimi di quantità o dipendenti il cui output non soddisfa i propri standard di qualità è probabile ricevere un report o un punteggio di valutazione a basso rendimento.
Molti dei comuni tipi di valutazione delle prestazioni includono la gestione per obiettivi, le scale di valutazione grafica, il feedback multi-valutatore e il ranking forzato. Quale sceglierai per i tuoi dipendenti dipende dalle funzioni, dalla posizione o dalla posizione lavorativa e se vuoi che i tuoi dipendenti completino un'autovalutazione o collaboratori per fornire un feedback.
Gestione per obiettivi, o MBO, le valutazioni contengono specifici obiettivi di valutazione della performance del manager e i supervisori del manager hanno lavorato insieme per identificare per il completamento durante il periodo di revisione. Durante la discussione sulla valutazione, il manager e il supervisore riesaminano ciascun obiettivo, le azioni intraprese dal dipendente per raggiungere ciascuno di essi e se l'obiettivo è stato completato. Se il manager non riesce a raggiungere un obiettivo, di solito discute di quanto il manager è lontano nel raggiungere quell'obiettivo e gli ostacoli che potrebbero averle impedito di completarlo al 100%. Per gli obiettivi raggiunti dal manager, il dipendente segnala che tali risultati sono stati completati e aggiunge commenti che descrivono i passaggi di azione intrapresi per raggiungerli. Potrebbe anche aggiungere qualche sfida che ha incontrato mentre lavorava verso quell'obiettivo. Commenti come questo possono essere utili in futuro se vengono assegnati obiettivi simili o potrebbero essere utili al suo supervisore per determinare se l'obiettivo fosse effettivamente realizzabile. Una valutazione complessiva dell'MBO completato può determinare se gli obiettivi erano appropriati per il set di competenze del dipendente o il livello di esperienza.
Le scale di valutazione grafica sono spesso il metodo di valutazione delle prestazioni più semplice e più conveniente per valutare le prestazioni lavorative di un dipendente; tuttavia, esiste la possibilità che la soggettività distorga i risultati, in base alla percezione e alle valutazioni del supervisore. Questo modulo di valutazione delle prestazioni contiene i tratti e gli stili di lavoro del dipendente nonché una scala di valutazione (ad esempio, una scala da 1 a 5, con 5 eccellente). In alternativa, la scala di valutazione può variare da "scarsa" a "accettabile" a "eccellente". Il supervisore valuta ogni tratto o qualifica. Se la società desidera un riscontro da parte del dipendente, potrebbe esserci un'altra colonna in cui il dipendente può fornire un'autovalutazione. Una delle sfide per invitare il feedback dei dipendenti è conciliare la distanza potenziale nelle valutazioni. Ad esempio, il dipendente potrebbe valutare le sue capacità organizzative come eccellenti, mentre il supervisore pensa che le sue prestazioni siano accettabili. Includere compiti di lavoro specifici per la valutazione è un modo per eliminare la natura soggettiva di questo tipo di valutazione della performance. Semplicemente aggiungendo fattori come "trasforma il lavoro assegnato in tempo e senza errori" o "lavora in modo collaborativo con i membri del team per completare i compiti assegnati", è possibile controllare la quantità di soggettività che il supervisore impartisce durante il completamento di questo tipo di valutazione.
Feedback multi-rater - di solito valutazioni a 360 gradi - sollecitare feedback dal supervisore del dipendente, peer e report diretti. Questo tipo di valutazione valuta quindi le prestazioni del dipendente da tre diversi punti di vista ed è particolarmente utile per i supervisori di primo livello che lavorano abitualmente con un manager a cui riferiscono, i colleghi con cui collaborano e i dipendenti che sovrintendono. Il vantaggio delle valutazioni a 360 gradi è che identificano le aree di miglioramento e, naturalmente, evidenziano le aree in cui il dipendente eccelle. È importante raccogliere feedback da diversi valutatori affinché una valutazione di questo tipo sia veramente efficace. Ad esempio, se il supervisore ha solo un rapporto diretto, è ovvio qual è la valutazione di quel subordinato, e solo sapere come il subordinato ha valutato che il supervisore può fare per una relazione di lavoro scomoda. Pertanto, è consigliabile avere almeno tre valutatori in ogni categoria: almeno tre peer e tre rapporti diretti.
Il metodo di valutazione della performance forzata del ranking è stato reso popolare dall'ex amministratore delegato della General Electric, Jack Welch. Utilizzando questo metodo, i supervisori classificano i dipendenti in tre gruppi: il 20% dei lavoratori, il 70% e il 10% inferiore. Spesso chiamato metodo "rank and yank", significa che i supervisori considerano il 10% inferiore dei lavoratori come dipendenti che in realtà non sono essenziali. Possono essere terminati perché le loro prestazioni sono inferiori agli standard aziendali. Il 70% medio riesce a mantenere il proprio posto di lavoro, ma riceve anche coaching, formazione e sviluppo professionale che, si spera, li spingeranno a raggiungere il 20% dei dipendenti, o almeno non scendere nel 10% più basso entro il prossimo la valutazione delle prestazioni arriva. Il 20% superiore sono superstar e ovviamente sono così preziosi per l'azienda che non solo riescono a mantenere il loro posto di lavoro, ma sono ricompensati per prestazioni esemplari con aumenti salariali, bonus o entrambi. (Anche i dipendenti nella fascia media potrebbero ricevere aumenti salariali e bonus, ma non altrettanto generosi quanto i migliori). Questo tipo di metodo di valutazione delle prestazioni richiede una grande mole di lavoro per preparare i dipendenti a questo tipo di revisione, e richiede ai supervisori della formazione di impedire loro di classificare arbitrariamente o arbitrariamente dipendenti basandosi su qualsiasi cosa, eccetto le loro prestazioni lavorative.
Rapporto di valutazione delle prestazioni
Un rapporto scritto di valutazione delle prestazioni è importante per due motivi critici. In primo luogo, poiché le valutazioni delle prestazioni sono generalmente utilizzate per prendere decisioni sull'occupazione come aumenti salariali, promozioni, sconti, bonus e assegnazioni di lavoro o trasferimenti, è necessario disporre di documentazione che supporti le proprie decisioni. In secondo luogo, ogni dipendente ha il diritto di avere una copia cartacea (o una copia elettronica se si esegue un'operazione senza carta) della valutazione per i suoi file personali.
Quando conduci la discussione sulla valutazione della performance, presenta il dipendente con la sua copia e, se fattibile, esaminalo in un incontro faccia a faccia. Il processo di valutazione delle prestazioni è più efficace se si discute in un ufficio privato o in una sala conferenze, preferibilmente in un luogo neutrale sia per il supervisore che per il dipendente. La privacy è fondamentale quando si discute delle prestazioni di un dipendente, in particolare se la valutazione della performance si rivolge a questioni delicate o se include serie preoccupazioni circa le prestazioni o le abitudini lavorative del dipendente. Se si sta gestendo un lavoratore remoto, fornire al dipendente una copia dell'email, contrassegnata come riservata, prima di rivedere il proprio rendimento in una chiamata in conferenza. Il modo in cui presentate la valutazione del dipendente può spesso influire sul morale e sulla soddisfazione professionale del dipendente.
L'obiettivo di valutazione della performance è comunicare quanto bene un dipendente sta svolgendo le sue mansioni lavorative o comunicare al dipendente che si è investiti nella sua crescita professionale. Un elemento chiave in questa comunicazione è il rapporto di valutazione delle prestazioni effettive. Fornisce al dipendente un riferimento a cui può riferirsi durante il prossimo periodo di valutazione per vedere dove si trova in termini di conformità agli standard di prestazione della propria organizzazione.
