Come creare un modello SOP

Le procedure operative standard (SOP) sono un modo popolare per fornire una guida coerente ai dipendenti all'interno di un'organizzazione. Idealmente, se prendi qualcuno per strada, quella persona dovrebbe essere in grado di completare l'operazione senza nulla se non un SOP e gli strumenti richiesti. Un punto di partenza chiave di qualsiasi portafoglio SOP è la creazione di un modello SOP per coerenza. Non hai bisogno di alcun software o abilità di fantasia; hai solo bisogno di bilanciare gli elementi richiesti e quello che vuoi che sia il modello.

Articoli di cui avrai bisogno

Computer
Software di elaborazione testi

Apri un nuovo documento di elaborazione testi. Salvare il file con il nome che si desidera utilizzare per il modello SOP e la data per il controllo della versione. Ad esempio: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

Inserisci una tabella nell'intestazione. Il numero di righe e colonne in questa tabella dipende da te; tieni presente che avrai bisogno, come minimo, di una cella per il numero SOP, il titolo e l'approvazione o la data di validità del documento. Puoi anche utilizzare una cella per il numero di pagina e il logo o il nome dell'azienda, se lo desideri. La cosa bella della tabella nell'intestazione è che si ripeterà in tutto il documento mentre aggiungi le pagine.

Inserire una grande tabella sulla prima pagina del documento. Questa tabella conterrà il numero e il titolo SOP in alto, seguiti dalle celle per le firme del personale chiave, come l'autore del documento e gli ufficiali di approvazione, con i loro nomi, titoli e date firmati. Digitare le intestazioni per ogni cella, ad esempio "Titolo SOP" per la cella superiore, "Autore SOP" per la cella successiva e "Approvazione QA" per il numero appropriato di celle.

Creare sezioni per l'introduzione, le responsabilità, i materiali e le attrezzature (se applicabile) e la procedura. Altre sezioni potrebbero includere glossari di abbreviazioni, termini o prodotti. Poiché questo è un modello, potresti voler includere una frase o due che descrivono cosa è previsto per ogni sezione se prevedi di avere più autori SOP.

Formatta le tue sezioni. Uno dei modi più comuni per presentare le sezioni SOP è iniziare un lettering, una numerazione o un sistema di combinazione per ogni sezione. Puoi anche usare proiettili e trattini. Ricorda però, è più facile quando si fa riferimento o si revisionano le SOP per indicare una sezione in base alla lettera / numero.Mostra come dovrebbe apparire il formato di sequenziamento per ogni riga successiva in una sezione, ad esempio "A, B, C"; "1, 2, 3"; o "A1, A2, A3, B1, B2, B3."

Inserire altre due tabelle alla fine del modello. Una delle tabelle dovrebbe essere per l'elencazione di riferimenti esterni o per appendici e moduli che è possibile allegare all'SOP per le modifiche alla versione. L'altra tabella può essere utilizzata per documentare la cronologia delle versioni di SOP e qualsiasi motivo per le modifiche. Queste tabelle possono continuare a utilizzare il formato di numerazione / lettere utilizzato dal resto del modello.

Salva il documento come file modello di sola lettura. Ciò consentirà di evitare la sovrascrittura accidentale del modello forzando l'utente a salvare il documento con un nome diverso se modificato.