Produrre in modo efficiente prodotti di alta qualità con profitto e rimanere entro i confini di leggi e regolamenti richiede coerenza nelle operazioni. Molte aziende aiutano se stesse istituendo procedure operative standard, o SOP, che forniscono istruzioni dettagliate per implementare procedure importanti. Le SOP aiutano a garantire precisione e controllo di qualità. Sono utilizzati in una varietà di aziende e organizzazioni, in particolare nel governo, nella produzione, nella ricerca e sviluppo, nei laboratori e nel mondo accademico. Poiché le singole unità all'interno delle aziende hanno una miriade di procedure, ciascuna ha bisogno di diverse SOP. Quindi è utile fornire ai capi di ciascuna unità un modello SOP, che offre un punto di partenza per scrivere le proprie procedure e manuali SOP. I modelli SOP forniscono tutti i componenti importanti necessari per ogni procedura.
Guida gli scrittori SOP per determinare quale tipo di procedura deve essere scritta. Il modello dovrebbe fornire loro un facile strumento decisionale basato sul numero di decisioni che devono essere prese dai lavoratori per eseguire le procedure. Informare che le procedure di routine brevi richiedono solo che il lavoratore formuli alcune sentenze e che possano essere scritte in un semplice formato di passaggi. Ad esempio: eseguire A, quindi B, quindi C. Tenere presente che le lunghe procedure che richiedono alcune decisioni possono utilizzare un formato di passaggi gerarchici, indicare all'operatore in quale ordine deve essere eseguita la procedura e includere spesso passaggi secondari che devono essere eseguiti per completare la procedura. intero compito. Offri esempi di diagrammi di flusso o infografica per descrivere procedure complesse, lunghe e che richiedono decisioni multiple. Ad esempio: A. Se "normale", fai B, C e D. Se "anormale", ripeti A per confermare e poi fai E, F e G.
Descrivi i dadi e le viti di scrivere ogni procedura. Ad esempio, ogni procedura dovrebbe avere un titolo, scopo, ambito e metodi e responsabilità per l'esecuzione della procedura. Incoraggiare o richiedere agli scrittori SOP di utilizzare una convenzione di denominazione uniforme per le procedure di titolazione. Consigliarli per determinare l'ambito della procedura, ad esempio a chi si applica la procedura, quando e in quali circostanze. Potresti anche descrivere quando non usare ciascuna procedura. Nella sezione relativa ai metodi e alle responsabilità, fornire un protocollo passo passo sull'esecuzione di una procedura. Il modello dovrebbe fornire frasi semplici e brevi con verbi d'azione.
Fornire definizioni e requisiti di risorse. Ogni procedura dovrebbe avere una sezione che definisca i termini utilizzati nel documento e che descriva eventuali acronimi. Inoltre, dovrebbe comunicare ai dipendenti quali documenti, attrezzature o altro materiale di cui avranno bisogno per eseguire la procedura. Fare riferimento a qualsiasi altra procedura correlata che i datori di lavoro devono eseguire in anticipo o devono essere a conoscenza per completare l'attività. Non dimenticare altri componenti importanti che il modello deve avere. Questi includono la data effettiva per la procedura e l'ultima data in cui la procedura è stata esaminata.
Suggerimenti
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A seconda della società, potrebbe anche essere importante assegnare un livello di sicurezza all'SOP per chiarire quale livello di autorizzazione è necessario per eseguire la procedura. Utilizzare il modello per descrivere anche le condizioni alle quali il dipendente può eseguire in modo affidabile la procedura in modo sicuro.
avvertimento
Includere sempre le linee guida sulla salute e sicurezza o le violazioni normative, se del caso. Fornire un posto nel modello e utilizzare i metodi per sottolineare avvertenze importanti, come grassetto o side-boxing di questi messaggi. Descrivi cosa accadrebbe se la procedura non viene seguita o se viene seguita in modo errato, sia che ciò si traduca in lesioni personali, perdita di vite umane, danni all'apparecchiatura, prodotti difettosi, multe, contenzioso o chiusura aziendale.
