Abbiamo lavorato tutti in uffici caotici: documenti e altri materiali sono ammucchiati in pile, il personale è frustrato e insicuro delle proprie responsabilità e il management non è contento di ciò che lo staff sta facendo. Come puoi far funzionare l'ufficio senza intoppi? Avere procedure chiare per il personale da seguire aiuterà tutto il resto a funzionare - avrai un ufficio più pulito, un personale più felice e più produttivo e manager migliori in poco tempo.
Articoli di cui avrai bisogno
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Computer
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Carta
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Taccuino
Crea protocollo
Ricerca le aree dell'organizzazione che non sono chiare scrivendo un sondaggio e uno staff di rilevamento. Chiedete al personale di cosa non sono chiari, se è il loro ruolo e le responsabilità, a chi riferiscono o come eseguire determinate procedure correttamente.
Creare un manuale per i dipendenti in base a ciò su cui i dipendenti hanno bisogno di chiarimenti. Includere anche le politiche aziendali standard, incluse le informazioni sull'ambiente d'ufficio. Il personale deve sapere che i documenti devono essere archiviati in modo tempestivo, per raddrizzare i banchi prima di lasciare il lavoro e fare la propria parte per creare uno spazio di lavoro pulito.
Creare procedure operative standard o SOP. Le SOP sono istruzioni scritte che definiscono chi, cosa, dove, perché e come di ogni attività. Creare un SOP per ogni attività che si desidera che lo staff segua. Includere un paragrafo riassuntivo sul processo, istruzioni passo-passo su come farlo e un elenco di risorse se hanno bisogno di maggiori informazioni. Includere una data futura, da 6 a 12 mesi, quando questo SOP sarà rivisto e aggiornato. Includere anche il nome e i dettagli di contatto per la persona dell'organizzazione responsabile di tale procedura - in questo modo, lo staff sa chi contattare per ulteriori informazioni. Colloca tutti gli SOP in un blocco note e rendilo accessibile a tutto il personale in modo che possano cercare una procedura se devono controllare qualcosa. Scrivi nuovi SOP per le nuove procedure che si presentano e aggiungili al libro.
Addestrare il personale e organizzarsi
Consegna il manuale del dipendente a tutti i dipendenti attuali non appena finito e ai nuovi impiegati quando vengono assunti. I dipendenti possono migliorare il modo in cui viene gestito l'ufficio se sanno cosa ci si aspetta da loro.
Formare i dipendenti su tutte le SOP che si applicano a loro. Chiedere alla persona dello staff responsabile della procedura di addestrare gli altri membri del personale uno a uno o in un gruppo. Formare il personale su tutte le procedure dopo che sono state sviluppate, in modo che lo staff sia chiaro su cosa ci si aspetta da loro quando si esegue tale procedura.
Tieni una giornata di pulizia tutto il personale per organizzare l'ufficio. Questo non dovrebbe essere fatto spesso. Dopo aver letto il manuale del dipendente e aver ricevuto una formazione sulle nuove SOP, il personale dovrebbe avere un'idea chiara di cosa fare.
Suggerimenti
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Porta il personale in un ritiro fuori sede per un ulteriore addestramento.
