Le politiche e le procedure sono importanti per un'azienda perché, come spiegato dal Dipartimento della salute e delle famiglie dell'Australia, definiscono come dovrebbe funzionare un'azienda e identificano il punto di vista morale, etico e legale dell'azienda. Migliorare le politiche e le procedure può quindi rafforzare la produttività dell'azienda e le relazioni interne ed esterne. Questo a sua volta può tradursi in migliori entrate e nel successo aziendale complessivo.
Identificare gli obiettivi dell'azienda. Tutto nelle politiche e nelle procedure deve riflettere questi obiettivi.
Esamina le politiche e le procedure attuali per scoprire se sono aggiornate e soddisfano gli obiettivi dell'azienda.
Condurre riunioni dei dipendenti formali e informali, interviste e sondaggi per ottenere input su ciò che i dipendenti ritengono debba essere nelle politiche e nelle procedure. È possibile che la direzione possa avere opinioni divergenti su ciò che è importante per le politiche e le procedure. Includere le opinioni dei dipendenti elimina il rischio di avere politiche e procedure che non soddisfano le esigenze dei dipendenti.
Indagare le leggi applicabili alle operazioni aziendali. Queste leggi possono cambiare nel tempo. L'attuale manuale sulle politiche e le procedure dovrebbe riflettere la versione corrente delle leggi e definire chiaramente in che modo tali leggi influenzano i protocolli.
Dividere le politiche e le procedure in due sezioni. La prima sezione dovrebbe delineare i protocolli applicabili a tutti i dipendenti. La seconda sezione dovrebbe essere suddivisa per dipartimento e dettagliare i regolamenti applicabili a ciascuna sezione aziendale. Ciò consente ai dipendenti di trovare rapidamente i dati relativi al loro lavoro.
Scegli un formato per le politiche rivedute e le procedure che è conciso e non lascia i lettori sfogliare tutto il manuale.
Sviluppa e affina il contorno per ogni sezione. Chiediti se le descrizioni dei servizi e dei lavori sono chiare e farle esaminare da un comitato per identificare eventuali aree di ambiguità.
Rivedere le politiche e le procedure per le 7 C. Come descritto da Chris Anderson di work.com, le 7 C includono il contesto (inclusioni sono rilevanti), la coerenza (i termini utilizzati allo stesso modo in tutto), la completezza (assenza di lacune nell'informazione), il controllo (i termini descrivono gli obiettivi e l'autorità dell'azienda), la conformità (i termini mostrano come soddisfare le regole e le penalità), la correttezza (senza errori di battitura, errori ortografici o grammaticali) e la chiarezza (nessuna ambiguità).
Avere le politiche e le procedure esaminate da esperti al di fuori della società. Ad esempio, un avvocato può esaminare le politiche e le procedure per assicurarsi che non contengano scappatoie o passività legali.
Suggerimenti
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Tieni a mente i diversi stili di apprendimento quando costruisci le politiche e le procedure. Assicurati di includere grafici e rappresentazioni visive per aiutare coloro che sono più studenti di grafica.
