I record di contabilità fornitori sono documenti importanti per un individuo o un'azienda. Idealmente, la tua azienda dovrebbe implementare un sistema di archiviazione o archiviazione che consenta a proprietari e altro personale di recuperare ricevute e record per le risorse e gli account quando necessario. Mentre la tua azienda non deve mantenere i suoi conti debitori in modo permanente, dovrebbe tenerli per almeno 10 anni.
Un decennio di record
Per quanto tempo è necessario mantenere i record aziendali in archivio dipende dall'azione, dalla spesa o dall'evento registrati dal documento, in base all'Internal Revenue Service. I documenti relativi alle transazioni e ai pagamenti devono essere conservati per almeno 10 anni, secondo Financial Web. Tali documenti comprendono estratti conto bancari, contratti, conti debitori e creditori e assegni annullati.
Rocce efficaci per il mantenimento dei registri
La ragione principale per tenere registri contabili è se qualcuno ha una domanda su una vendita o un vecchio contratto. In questi casi, è necessario essere in grado di individuare gli elementi relativi alla vendita o al contratto in modo tempestivo. Avere accesso ai documenti contabili è importante anche nel caso in cui un cliente o un dipendente faccia causa alla tua azienda.
Rendi felice l'IRS
L'IRS suggerisce di detenere registri che supportano un elemento di reddito o detrazioni su una dichiarazione dei redditi fino al termine del periodo di limitazioni per tale rendimento, che è il periodo di tempo in cui è possibile modificare la dichiarazione dei redditi per richiedere un credito o un rimborso. Ciò significa che è necessario disporre di registri contabili disponibili in modo da poter documentare l'utile o la perdita su una vendita o cessione di un bene per il periodo di tempo in cui l'attività rimane in servizio. In seguito, è necessario conservare tutti i record e le entrate relative alla risorsa per altri tre anni, secondo QBalance.com.
Più di Recordkkeeping
Per massimizzare lo spazio e minimizzare la possibile perdita di documenti da incendi, furti o distruzione, la tua azienda potrebbe voler passare senza supporti cartacei. Trasferendo i documenti contabili da pagare a un sistema di archiviazione elettronica, la tua azienda può ridurre i costi amministrativi e il tempo del personale. I programmi sono disponibili online e localmente presso i negozi di forniture per ufficio. Le tasse si applicano e variano ampiamente a seconda del programma. I sistemi di pagamento automatico dei conti spesso forniscono fatturazione elettronica, servizi di pagamento e monitoraggio / reporting online.
