Per un'azienda, le procedure di pagamento dei conti di fine mese sono i risparmiatori di denaro, perché consentono ai capi dipartimento e ai capi funzionali di determinare quanto l'azienda deve e calcolare il modo migliore e più rapido per pagare le bollette. Queste procedure includono attività diverse come la verifica dei dati contabili, il conteggio degli inventari e la determinazione dei fornitori da pagare per primi e dei fornitori che possono attendere il pagamento.
Controlla dati del libro mastro
Alla fine del mese, approfondire il registro dei debiti della contabilità aziendale per determinare quanto l'azienda deve nel complesso. È possibile ottenere l'importo totale della responsabilità mediante la combinazione di vari riepiloghi di dati, alcuni dei quali includono un bilancio di verifica, riviste di fornitori e un bilancio. Prendi il numero totale del debito, imposta le responsabilità del fornitore oltre ai prestatori di denaro, determina quanto l'azienda deve ai dipendenti e calcola le rimesse per inviare i fornitori di servizi - come proprietari, compagnie assicurative, aziende di servizi pubblici e appaltatori di manutenzione.
Conta gli inventari
Una volta ottenuto l'importo totale della responsabilità dell'azienda, verificare che ciascuno dei suoi componenti sia accurato. Controllare l'esattezza dei dati dell'estratto conto e degli importi delle bollette del fornitore di servizi è facile: basta fare riferimento alle fatture ricevute dall'azienda alla fine del mese. Confermare che i soldi dovuti per le ricevute di inventario siano corretti potrebbe essere un po 'complicato - ecco perché potrebbe essere necessario dirigersi verso i magazzini aziendali, arruolare l'aiuto di capisquadra, contare gli articoli di inventario uno per uno e riconciliare il conteggio fisico con l'importo mostrato sulle fatture del venditore.
Determina la priorità di pagamento
Se lavori nel dipartimento contabilità fornitori di una società, il periodo di fine mese potrebbe vedere una serie di attività sui controlli di fatturazione, sull'analisi e sui fronti di pagamento. Prepara un programma di invecchiamento per capire quanti giorni ci sono dietro ai pagamenti. Prestare particolare attenzione ai venditori nelle categorie "60 giorni scaduti" e "90 giorni scaduti": questi sono quelli da cui potresti presto ricevere chiamate di raccolta ostili, se non l'hai già fatto. Rivolgersi al proprio supervisore per impostare l'elenco ufficiale dei fornitori da pagare in base alla priorità operativa o di liquidità e inoltrare tale elenco al dipartimento di tesoreria aziendale.
Preparare il rapporto sui debiti delle rimesse
Dopo che un'azienda paga i venditori, il personale del reparto contabilità di solito prepara un rapporto di rimessa dopo il pagamento per valutare le passività aziendali e riflettere su aspetti come solvibilità, affidabilità creditizia e gestione strategica. Quest'ultima pratica è importante per verificare che il merito di credito dell'organizzazione sia favorevole, per coltivare legami migliori e più stretti con i venditori e per garantire che nessun pagamento scaduto metta in ginocchio la reputazione finanziaria complessiva dell'azienda.
