Stai chiudendo la tua attività. Forse stai andando in pensione o entrando in opportunità per una diversa impresa. Tutte le aziende generano documenti cartacei e, una volta chiusa la propria attività, deve essere risolta la questione della durata della conservazione di tali documenti.
I motivi per tenere registri
Le agenzie governative, come l'Internal Revenue Service e i dipartimenti della tesoreria dello stato, sono le entità più probabili che potrebbero richiedere vari documenti commerciali precedenti. Conservare tutti i tipi di documenti relativi alle attività commerciali sarà prezioso se si presenta la necessità di motivare richieste di risarcimento, transazioni e informazioni archiviate sulle dichiarazioni dei redditi. Sebbene in alcuni casi vi sia uno statuto di limitazioni su molte questioni aziendali, come un'indagine sulle frodi o altre azioni civili o penali intentate contro un'azienda, possono essere richieste registrazioni aziendali passate indipendentemente da quanto tempo fa si sono verificati gli eventi. Non si sa mai quando i vecchi documenti aziendali possono essere utili, quindi è consigliabile conservare tutti i record aziendali finché è fattibile. Detto questo, ci sono linee guida generali sul tempo necessario per conservare i documenti comuni.
Periodi di detenzione di articoli specifici
Dalla data di deposito, conservare assegni annullati, ricevute di deposito bancario, estratti conto delle carte di credito e registri generali per almeno tre anni. Tenere estratti conto bancari, registrazioni di inventario, fatture, record di vendita, nastri di registratori di cassa, W-2, 1099 e altri documenti di deposito fiscale per almeno sei anni. Se la tua azienda è stata costituita come una società, conserva le dichiarazioni finanziarie mensili e trimestrali per almeno tre anni.
Registri da conservare a tempo indeterminato
Conservare i pagamenti relativi al personale e i documenti associati, come la retribuzione del lavoratore, i documenti previdenziali e le ritenute fiscali sul reddito dei dipendenti, il più a lungo possibile. Se un dipendente della società passata presenta richieste di sussidio di disoccupazione, si presenta per un nuovo lavoro o ha domande che risalgono al suo periodo di impiego, avere questi documenti accessibili sarà di maggior valore. Tutti i documenti relativi alle aziende dovrebbero essere conservati a tempo indeterminato, anche se la società non è più in attività. Tali documenti comprendono il certificato di incorporazione, i verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione, i contratti di lavoro, le transazioni azionarie, i brevetti e i marchi e tutti i documenti relativi al tribunale. Devono essere conservati i registri delle attività della società e i conti creditori e debitori.Lo statuto di limitazioni dell'IRS è di tre anni dalla data di deposito dei moduli fiscali in cui controllare i rendimenti. Come accennato, tuttavia, mantenere registri comprovanti reddito e detrazioni dovrebbe essere mantenuto indefinitamente se possibile.
Entità che possono richiedere documenti precedenti
Le agenzie federali che hanno maggiori probabilità di richiedere informazioni sui documenti precedenti sono l'Internal Revenue Service, il Dipartimento del lavoro, l'Amministrazione della sicurezza sociale, la Commissione per le pari opportunità di lavoro e l'Immigrazione e la naturalizzazione. I registri per le agenzie statali, come la divisione della tassazione e i comuni locali, dovrebbero essere mantenuti il più a lungo possibile, anche dopo che l'attività è cessata. Conservare i file in un luogo sicuro, preferibilmente in un luogo protetto da incendi, inondazioni, furti e altre perdite. Qualcuno diverso da te dovrebbe anche sapere dove sono conservati questi importanti documenti.
