Le persone conducono vite occupate e non sempre ricordano quando devono fare qualcosa. L'invio di lettere di sollecito su una scadenza può essere semplicemente una cortesia professionale o può far parte del sistema dei conti. Il tono di queste lettere dipende dal motivo per cui stai inviando un promemoria. Ad esempio, userete un tono di supporto se ricordate ai genitori impegnati circa la scadenza per iscrivervi al campo estivo. Una lettera commerciale che minaccia azioni legali se una fattura non viene pagata richiede un approccio diverso. Le lettere di sollecito efficaci vengono inviate molto prima della scadenza per dare al destinatario il tempo di agire.
Scrivi la lettera con un tono di conversazione se la lettera è intesa come promemoria amichevole. Per una lettera amichevole, usa il primo paragrafo per iniziare la lettera in modo scanzonato, ad esempio facendo un'osservazione su come la primavera sta arrivando rapidamente alla fine e ciò significa che la scadenza per iscriversi al campo estivo si sta avvicinando rapidamente. Per una lettera di affari severa, arriva immediatamente al punto indicando perché stai scrivendo e perché il destinatario deve rispondere alla lettera.
Inizia il secondo paragrafo indicando chiaramente la scadenza. Fornire informazioni chiare e specifiche sulla scadenza, come ad esempio mercoledì 7 dicembre alle 17:00. ET. Il tempo è facoltativo, ma è utile in alcuni casi.
Fornire istruzioni chiare su come rispettare la scadenza. Possibilità tra cui l'invio di un pagamento in modo che sia ricevuto entro la data di scadenza, oppure registrarsi online per una funzione prima della scadenza. Elencare altre informazioni pertinenti come l'importo del pagamento dovuto o altre informazioni necessarie per completare l'attività.
Dì al destinatario le conseguenze per la mancanza della scadenza. Ad esempio, ricorda che le persone che si registrano dopo la scadenza pagheranno una commissione più alta o che non ci sono disposizioni per la registrazione tardiva.
Termina con una chiusura gratuita come "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti".
