Se hai dubbi riguardo al tuo lavoro, potresti dover sollevare questi dubbi con il tuo capo ad un certo punto. Affermare le tue preoccupazioni tramite una lettera consente al tuo capo di capire chiaramente esattamente ciò che ti riguarda senza lasciare spazio a interpretazioni errate, poiché tutti i tuoi pensieri e le tue idee sono chiaramente espressi. Per scrivere una lettera di preoccupazione al tuo capo, segui alcune linee guida per assicurarti che le tue preoccupazioni siano presentate in modo professionale.
Delinea le principali preoccupazioni
All'interno del primo paragrafo della lettera, spiega esattamente perché stai contattando il tuo capo. Usa le prime due frasi per informare il lettore che hai dubbi riguardo al lavoro e segui una spiegazione diretta al problema che ti preoccupa. All'interno di questa sezione, delineare i principali argomenti, o ombrello, di interesse.
Esempi di lettere di preoccupazione:
"Ciao, signor Smith. Ti scrivo perché ho molte preoccupazioni scoraggianti riguardo al lavoro di paesaggismo assegnato alla mia divisione. Nel corso della mia osservazione, ho notato dipendenti che mostrano in ritardo, eccessivamente stanchi e macchinari operativi in modo poco professionale. "
Fornire esempi specifici
Una volta spiegato lo scopo generale della lettera, approfondire la situazione fornendo al lettore esempi specifici. Questo gli dà una chiara comprensione della situazione e riduce la probabilità che la tua lettera passi inosservata.
Esempio di lettera di preoccupazione:
"Jason S. Masters è arrivato al sito di lavoro alle 10:45, ovvero un'ora e mezza dopo l'orario di arrivo previsto. All'arrivo, sembrava essere troppo stanco e ha iniziato a utilizzare macchinari senza eseguire il controllo di sicurezza standardizzato. Più tardi nel pomeriggio, ho notato diversi dipendenti che lavoravano con macchinari pesanti senza indossare elmetti o adottare precauzioni di sicurezza. "
Evita le dichiarazioni emotive
Durante tutto il processo di scrittura delle lettere, non diventare eccessivamente emotivo in quanto ciò tende a ridurre la professionalità e la legittimità della lettera. Assicurati che tutte le affermazioni siano basate sulla realtà e prive di sfumature emotive. L'obiettivo di questa lettera è di fornire al tuo capo le informazioni necessarie per delineare le esatte cause di preoccupazione in modo che possa intervenire se lo ritiene necessario.
Suggerisci miglioramenti
Alla fine della lettera, fai dei suggerimenti per quanto riguarda le tue preoccupazioni. Assicurati che questi suggerimenti rimangano tali e non richieste. Prima di un suggerimento, usa affermazioni come "Pensi che sarebbe meglio …" o "Forse sarà utile …" Usa questa sezione della lettera per presentare le idee che hai avuto, ma segui questa sezione con una richiesta di incontro per discutere ulteriormente le vostre preoccupazioni e scambiare idee per correggere eventuali problemi.
