Assistenti amministrativi e segretari di club possono archiviare i verbali delle riunioni in vari modi. È meglio avere sia una copia elettronica che una copia stampata in modo che uno possa servire da supporto per l'altra se una copia viene persa o inavvertitamente rovinata.
Salvataggio elettronico del file
Salva i verbali delle riunioni sul tuo computer nella stessa posizione quando la tua organizzazione ha una riunione. Dagli un nome di file simile ogni volta in modo che sia facile individuare il file esatto di cui hai bisogno in futuro. Ad esempio, potresti intitolare i minuti di riunione del consiglio non profit "Board_Minutes_21 aprile 2011" e poi il mese successivo salvarlo come "Board_Minutes_20 May 2011." Se si dispone di diversi tipi di riunioni per tenere traccia dei minuti, salvarli in una cartella diversa. Uno potrebbe essere etichettato come "Board Meetings" e un altro "Staff Meetings", entrambi conservati in una cartella "Meetings" sul tuo computer.
Archiviazione in rete
Salva i tuoi minuti utilizzando un servizio di archiviazione di documenti online. In genere, questi servizi richiedono una tariffa, ma se il computer o il server non funzionano, è possibile accedere a Internet da un'altra posizione e recuperare i file.
Prezzi
Le società di archiviazione online possono offrire un periodo di prova gratuito per testare il proprio prodotto. LiveDrive, ad esempio, offre una prova gratuita di due settimane e addebita $ 6,95 al mese per il backup di un computer e $ 16,95 al mese per un massimo di tre computer per il backup online, da aprile 2011. Entrambi i piani hanno una larghezza di banda illimitata (importo che è possibile caricare e scaricare). Elephant Drive ha una prova gratuita di 15 giorni. Offre un piano individuale con fino a 100 GB di spazio di archiviazione per 2 computer a $ 9,95 al mese o $ 99,50 all'anno. Il piano famiglia copre fino a cinque dispositivi, ha fino a 500 GB di spazio di archiviazione per $ 19,95 al mese o $ 199,50 all'anno.
Copie rigide
Stampare una copia dei verbali della riunione. Mettere i divisori etichettati con il mese e l'anno delle riunioni in un raccoglitore. Inserire la copia dei minuti nella sezione mese e anno corretta. Mentre i raccoglitori si riempiono, etichettare la colonna vertebrale con l'anno dei minuti all'interno e avviare un nuovo raccoglitore. Prendi in considerazione di conservare due copie cartacee dei minuti di riunione memorizzati in due posizioni nel caso in cui qualcosa accada a uno di essi.
