Sia che tu ti sia semplicemente offerto volontario per tenere traccia delle attività durante le riunioni settimanali dello staff o che i tuoi pari ti abbiano eletto nell'ufficio di segreteria di registrazione di una fondazione di beneficenza, è essenziale che tu costruisca registrazioni chiare e precise di ciò che accade durante le riunioni della tua organizzazione. I verbali delle riunioni fungono da documentazione ufficiale dei problemi discussi o discussi. In quanto tali, sono spesso considerati documenti storici. Di conseguenza, l'importanza di prendere minuti eccellenti per le riunioni non può essere sopravvalutata e i partecipanti apprezzeranno la tua attenzione ai dettagli così come la tua professionalità.
Articoli di cui avrai bisogno
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Manuale di regole di Roberts
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Elenco soci
Seleziona un metodo per registrare i verbali della riunione. Valutare i vantaggi e gli svantaggi della registrazione su nastro, scrivere note e scrivere i dettagli a mano durante il corso della riunione. Prendi in considerazione un metodo sicuro, come una combinazione di due di questi metodi. Ad esempio, è possibile registrare su nastro la riunione e digitare note sul proprio laptop o tablet.
Ottenere una copia di "Robert's Rules of Order" o accedere a una sottoscrizione online di questo manuale sulla procedura parlamentare e le migliori pratiche per la conduzione e la registrazione delle riunioni. Studia il formato corretto per registrare le discussioni, le mozioni, i secondi, le mozioni, le discussioni e le votazioni. Se possibile, avere una copia del libro o del sito Web accessibile durante l'incontro. Ciò si rivelerà di valore inestimabile nel caso in cui i membri ti guardino per avere risposte su una corretta governance, condotta, registri ufficiali e verbali.
Formatta un'introduzione e una struttura per i tuoi minuti. Ad esempio, elencare la data, l'ora, i nomi degli ufficiali, la posizione e lo scopo della riunione nella presentazione. I verbali delle riunioni devono riflettere l'ora in cui è stato chiamato l'incontro, nonché il tempo trascorso. Lo scopo delle riunioni formali potrebbe essere semplicemente una riunione mensile di membri; tuttavia, se si stanno registrando i minuti per una riunione di appartenenza speciale, assicurarsi che i minuti riflettano accuratamente che si tratta di una riunione che l'organizzazione in genere non svolge nel corso della normale attività commerciale. Molte organizzazioni del settore pubblico possono convocare riunioni speciali per discutere questioni riservate, come questioni relative al personale, che sono esenti da alcune disposizioni della Sunshine Law di uno stato.
Alzati quando il presidente dell'organizzazione o il leader del gruppo ti presenta. Se non sei stato presentato formalmente, presentati al gruppo e spiega il tuo ruolo come segretario o addetto alle registrazioni. Dì al gruppo quali metodi stai usando per catturare le discussioni sulle riunioni. In questo modo, i membri ti identificano come la persona responsabile della creazione e della manutenzione dei documenti ufficiali dell'organizzazione, che è particolarmente utile per i membri che non conoscono te o coloro che non hanno familiarità con l'organizzazione e le sue pratiche. Inoltre, la tua introduzione serve come suggerimento che i partecipanti devono parlare in modo udibile in modo da poter svolgere efficacemente i tuoi compiti di prendere appunti.
Chiedi ai partecipanti di presentarsi mentre noti rapidamente i loro nomi e dove sono seduti. In questo modo, non devi chiedere continuamente alle persone di ripetere i loro nomi quando stai registrando movimenti, secondi e punti di discussione. Ad esempio, dovresti sempre registrare il nome della persona che fa una mozione, la persona che la segue e la persona che richiede il voto su una mozione. Quando qualcuno chiede il voto, di solito dice "Chiama per la domanda". Il leader del gruppo chiede quindi ai membri di votare. Se c'è una discussione prima del voto, registra le parti salienti della discussione e osserva eventuali obiezioni ufficiali. Anche le note relative a mozioni e votazioni devono contenere i nomi di ayes, nay e astensioni.
Evita di inserire frasi soggettive nelle tue note. Non interpretare ciò che un oratore intende con il suo tono, inflessione o segnali non verbali. I verbali delle riunioni devono essere concreti e obiettivi: qualsiasi modifica delle dichiarazioni di un partecipante potrebbe compromettere l'integrità dei minuti e mettere in discussione la possibilità di registrare correttamente i minuti. Ad esempio, scrivi "John Doe ha fatto la seguente mozione: chiudere le scuole nei giorni in cui il National Weather Service prevede più di cinque pollici di neve per le contee di Jackson, Adams e Madison," non "John Doe ha enfaticamente dichiarato che voleva che il gruppo votare se chiudere le scuole nei giorni in cui le condizioni meteorologiche regionali indicano condizioni meteorologiche avverse e strade impraticabili ".
Termina i minuti il prima possibile dopo l'incontro, mentre le azioni sono ancora fresche nella tua mente. Controlla i tuoi appunti, ascolta la registrazione su nastro e preparati a redigere la tua versione finale. Se avete domande su ciò che è accaduto durante la riunione, conferite con un ufficiale o un dirigente del gruppo. In alcuni casi, potrebbe essere necessario contattare la persona per le cui dichiarazioni è necessario chiarire.
Fornisci al leader del tuo gruppo ciò che proponi sono i minuti finali; chiedere feedback, domande o correzioni. Quando ottieni il semaforo verde, prepara la versione finale e organizza la distribuzione dei minuti ai membri. Utilizza il metodo preferito dalla tua organizzazione per distribuire copie dei minuti, tramite posta elettronica, posta ordinaria o consegna personale se ti trovi nella stessa sede con i partecipanti.
Suggerimenti
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Se la riunione include una chiamata iniziale, non è necessario chiedere che i membri si presentino. Basta catturare i nomi delle persone presenti e registrare i nomi delle persone assenti. Le chiamate al termine sono generalmente una procedura standard in riunioni formali, come quelle con i consigli di amministrazione. Fai una nota a parte di dove sono sedute le persone. Questo diventa il tuo "cheat sheet" in modo da poter facilmente fare riferimento alle persone per nome nel tuo resoconto o indirizzarle quando chiedi a qualcuno di chiarire o ripetere ciò che ha detto.
Anche se l'incontro è informale, il tuo ruolo di addetto alle note non lo è. Anche per riunioni informali, prendere sul serio la responsabilità di prendere appunti e produrre note scritte formali che descrivano in modo accurato e formale le attività del meeting. I partecipanti apprezzeranno la vostra attenzione ai dettagli.
avvertimento
Astenersi dall'utilizzare un dispositivo come uno smartphone per acquisire note di riunione: non proietta un'immagine positiva e le persone che non sono a conoscenza delle funzionalità degli smartphone potrebbero pensare che stai semplicemente giocando sul telefono invece di ascoltare quali membri dell'organizzazione stiamo discutendo.
