Negli affari siamo dentro e fuori dalle riunioni, durante le quali prendiamo molte decisioni. Al termine di una riunione, i verbali delle riunioni acquisiscono le decisioni per garantire che tutti i partecipanti intraprendano ulteriori azioni. I verbali delle riunioni coprono tutti gli aspetti di una riunione, dall'elenco dei partecipanti all'ordine del giorno alle azioni da intraprendere e le decisioni da prendere per ulteriori riunioni. L'utilizzo di passaggi specifici per impostare i verbali delle riunioni garantirà al team, ai colleghi e ai dirigenti di conoscere gli argomenti di discussione e le aspettative per ulteriori azioni.
Usa l'agenda della riunione come linea guida per scrivere i verbali della riunione. L'agenda della riunione è la linea guida della riunione. Aggiorna i partecipanti e consente loro di conoscere gli obiettivi, i loro ruoli nel conseguirli e quali elementi specifici sono assegnati a loro. Poiché l'incontro si basa su un ordine del giorno, l'agenda diventa la guida per la stesura del verbale.
Descrivere brevemente i ruoli dei partecipanti all'incontro o i progetti da discutere. Spiegare il ruolo di ogni partecipante per aiutare i non partecipanti a sapere chi ha partecipato per quale dipartimento e per quale scopo specifico. Delineare i ruoli dei partecipanti assicura che ogni persona partecipi alla riunione in modo intenzionale. I ruoli dei partecipanti sono importanti per il facilitatore della riunione e per i partecipanti, pertanto le discussioni si svolgono senza essere impantanate da argomenti discussi in precedenza.
Evidenziare chiaramente gli obiettivi dell'incontro. Ad esempio: prendere decisioni, raccogliere idee o aggiornare la squadra sui progressi. L'elencazione degli obiettivi aiuta i lettori dei minuti a comprendere chiaramente lo scopo dell'incontro. La parte degli obiettivi o degli obiettivi è ciò che molti senior manager leggono; se non hanno bisogno di essere coinvolti negli obiettivi, non è necessaria alcuna ulteriore lettura. Se un manager ha un interesse acquisito per gli obiettivi, può scegliere di partecipare alla riunione successiva.
Scrivi le decisioni prese nella riunione. Annota tutte le decisioni prese e discusse per determinare l'ordine del giorno della prossima riunione. La stesura delle decisioni consente a partecipanti e non partecipanti di verificare se sono necessarie attività di follow-up, per le quali possono quindi prepararsi. Le decisioni evidenziate nell'incontro saranno prese in considerazione se non sarà necessaria un'ulteriore discussione in un'altra riunione, che sarebbe di per sé una decisione. Catturare e condividere le decisioni prese in una riunione sono fondamentali per minuti accurati e utili.
Scrivi compiti "Passo successivo" con il nome di un individuo responsabile accanto a loro. Questi passaggi consentono al facilitatore della riunione di prepararsi per la riunione successiva e ai partecipanti e ai non partecipanti di essere a conoscenza di ciò che sono responsabili per il post-incontro. Ciò garantisce che gli individui si preparino per la riunione successiva, completando i loro compiti o delegandoli a qualcun altro che possa completarli e partecipare alla riunione successiva.
Invia una bozza del verbale della riunione ai partecipanti. La bozza consentirà ai partecipanti di modificare i minuti aggiornando le note, i passaggi successivi e le decisioni. Una bozza di revisione garantisce che tutte le informazioni siano state acquisite correttamente e che gli individui gestiscano le attività che vengono assegnate a loro o al dipartimento. Come parte del processo di revisione delle bozze, fornire una scadenza a tutti i partecipanti sui commenti. Se non vengono ricevute modifiche, i minuti sono considerati accettati da tutte le parti.
Invia i verbali della riunione. Una volta che tutti i feedback sono stati raccolti, inviare i verbali della riunione a tutti gli individui che sono stati invitati alla riunione. Copia altri dipendenti o partecipanti che devono essere informati. I minuti devono essere inviati entro 24 ore dalla fine della riunione o 12 ore prima della riunione successiva, a seconda dell'evento che si verifica per primo.
Suggerimenti
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Non tutte le informazioni devono essere catturate nei verbali della riunione, i punti salienti sono sufficienti. I verbali delle riunioni sono efficaci quando riassumono l'incontro con decisioni e responsabilità. Se stai facilitando l'incontro, chiedi a qualcuno di prendere appunti per la squadra.
