I sistemi di gestione dei record di successo memorizzano in modo sicuro i record e creano un metodo organizzativo per la creazione, la manutenzione, l'utilizzo e lo smaltimento dei record. La creazione e il continuo aggiornamento delle linee guida per la gestione dei record sono essenziali per mantenere l'integrità del sistema. Con le linee guida per i requisiti di informazione, i metodi di immissione, le tempistiche di archiviazione e backup, le normative di sicurezza e la reportistica accurata, è possibile creare un efficace sistema di gestione dei record.
Informazione
Sviluppa linee guida per il tipo di informazioni che la tua azienda vuole e deve memorizzare. Ciò dovrebbe includere contratti, file dei dipendenti, documenti di costituzione, registrazioni dei clienti, dati normativi, registri finanziari e qualsiasi altra informazione pertinente necessaria per l'azienda. Compilare questo elenco consultando più reparti per garantire completezza e conformità ad ogni esigenza funzionale. Consulta l'elenco finale con il consulente legale della tua azienda per verificare che le informazioni necessarie per soddisfare gli obblighi legali siano incluse nelle linee guida per lo storage della gestione dei record.
Metodi di input
Definire una metodologia per l'inserimento dei record per ciascun tipo di record. I record possono essere inseriti manualmente, importati da sistemi complementari o immessi tramite un sistema di scansione. Questi metodi di input dovrebbero essere affidabili e sicuri. Per gli scambi elettronici, inserire controlli di ridondanza che garantiscano trasferimenti accurati. Per l'inserimento manuale, avviare un sistema di controlli di qualità per garantire l'accuratezza.
Conservazione
Designare timeline di archiviazione per ciascun tipo di record immesso nel sistema. I tempi dovrebbero prendere in considerazione gli obblighi legali, i vincoli e le funzionalità del sistema dati. Per i record a cui si accede raramente, si consideri un sistema di archiviazione complementare che consente l'accesso occasionale ai record. Questi record possono essere compressi per ridurre al minimo le esigenze di archiviazione. Archiviando i record dal tuo sistema di registrazione primario, i record utilizzati di frequente possono essere tirati più velocemente. Le linee guida per la gestione dei record dovrebbero includere le procedure di backup di routine e, preferibilmente, la memorizzazione duplicata al di fuori dei record critici.
Sicurezza
Un piano di sicurezza approfondito è una parte essenziale del piano di gestione dei record. Raggruppare i record in gruppi classificabili per sicurezza e assegnare un accesso protetto e protetto da password ai gruppi di dipendenti appropriati. Questo controllo di sicurezza dovrebbe valere anche per chiunque abbia accesso ai dati di input, eseguire la manutenzione e utilizzare o distruggere i record. Revisionare periodicamente il nulla osta di sicurezza per garantire la conformità con gli obblighi aziendali e normativi. Incorporare il nulla osta di sicurezza nelle nuove procedure per i dipendenti e nelle procedure per i dipendenti cessate.
Rapporti
La segnalazione di routine dovrebbe far parte del sistema di gestione dei record. Questi rapporti devono includere elenchi di utenti che hanno effettuato l'accesso a dati sensibili, eventuali modifiche al nulla osta di sicurezza, segnalazione di errori per record incompleti e registrazioni soggetti a disposizione. Aggiungi report per eventuali aree di dati critici.
