La gestione dei record in un'azienda include la classificazione, l'archiviazione, la protezione, la conservazione o lo smaltimento di record. Fotografie, e-mail e file sono considerati come record. I record sono classificati in base alla loro funzione aziendale. Ad esempio, un file può essere classificato come "attivo" e trovarsi nella serie di rapporti sullo stato di avanzamento. La serie stessa potrebbe essere classificata come storica o fiscale.
legale
La gestione dei record gioca un ruolo vitale per le organizzazioni che producono molti documenti legali. È importante per l'esistenza di una società che sia conservata una libreria di file legali. Il processo legale può essere reso più complesso se la gestione dei record viene ignorata. La documentazione legale deve essere facilmente accessibile se la società è coinvolta in un caso o se si verifica una crisi legale.
Amministrativo
Dal punto di vista amministrativo, un programma di gestione dei record deve identificare, conservare e disporre di record in modo logico e legale. Nei sistemi scolastici, la conservazione e la registrazione di record possono includere informazioni fornite da istruttori. Questo tipo di informazioni include materiale dattiloscritto o elaborato da parole. Sono incluse anche le lettere che sono state inviate a studenti e genitori.
Ricerca
Le ricerche di mercato, i piani strategici e i piani aziendali di un'azienda sono documenti sensibili al fattore tempo. Il modo in cui vengono utilizzati dipende dai progetti o dagli obiettivi in corso dell'organizzazione. Se una società sta cercando di penetrare in un nuovo mercato, può fare affidamento sulla ricerca primaria o secondaria. Entrambe le forme di materiale di riferimento possono svolgere un ruolo sostanziale negli sforzi di espansione di un'azienda.
