Affinché la comunicazione si verifichi, l'ascoltatore deve capire cosa significa il mittente - un processo più facile a dirsi che a farsi. La comunicazione è infangata da una serie di problemi, tra cui l'uso improprio di parole e messaggi non verbali come il tono della voce e l'espressione facciale.
Il complesso processo di comunicazione multilivello e dinamico può essere efficace nel trasmettere significato se il mittente riconosce i numerosi ostacoli alla comunicazione e adotta misure per superarli. Ad esempio, il mittente deve capire che l'interpretazione di un messaggio da parte dell'ascoltatore dipenderà dal suo schema di riferimento personale.
Riconosci la prospettiva
Gli ascoltatori vedono qualsiasi discussione da loro cornice personale di riferimento, che include le loro priorità, valori personali e culturali e background educativi, professionali e familiari. Spetta all'interlocutore riconoscerlo e creare un messaggio che il ricevitore possa decifrare efficacemente.
Evita di stereotipare il tuo pubblico
È necessario considerare l'effettivo quadro di riferimento dell'ascoltatore, piuttosto che ciò che si assume sia basato sul proprio stereotipo. Il quadro di riferimento di ogni persona è unico. Di conseguenza, supponendo che l'ascoltatore rifletta uno stereotipo comune a causa della sua età, genere o cultura è inappropriato e problematico.
Essere consapevoli che gli ascoltatori possono ricevere un messaggio diverso
Quando un ascoltatore sente un messaggio che non coincide con le sue convinzioni personali e le sue supposizioni, avrà difficoltà a capirlo o ad agire in risposta ad esso. Pertanto, è importante che un oratore ripeti frequentemente il messaggio e riformalo quando necessario.
Formare una relazione e quindi comunicare
Se un ascoltatore non conosce un oratore o ha fiducia nelle sue credenziali o competenze, è probabile che l'ascoltatore ignori il messaggio o minimizzi la probabilità che il messaggio sia valido. È una buona idea che l'oratore cerchi di formare una relazione con un ascoltatore prima che lei cerchi di persuadere l'ascoltatore a intraprendere qualsiasi azione.
Accetta quel gergo può essere una comunicazione negativa
Le persone che non conoscono o non usano termini particolari possono considerare l'uso di quei termini offensivi o che ritengono che l'oratore stia tentando di essere ingannevole. Usa il gergo solo quando sei sicuro che sarà ben compreso dall'ascoltatore. Altrimenti, limita il tuo discorso a un linguaggio conciso e chiaro.
Tempo il tuo messaggio in modo appropriato
Per assicurarti di avere l'attenzione di un ascoltatore, trasmetti il tuo messaggio quando c'è poca probabilità che la sua attenzione venga interrotta da altri rumori. Assicurati che presti attenzione massimizzare la possibilità che lei conserverà le informazioni.
Pratica divulgazione completa
Un pubblico può essere consapevole che un oratore trattiene certe informazioni per evitare di affrontare i possibili effetti negativi della condivisione. Fatto abbastanza spesso, nascondere le informazioni distrugge la fiducia e danneggia le relazioni. È meglio parlare onestamente e trasmettere cattive notizie direttamente e in modo uniforme a tutti gli ascoltatori, indipendentemente dal loro ruolo all'interno di un'organizzazione.
