Il successo o il fallimento di un'organizzazione spesso dipende dalla sua capacità di comunicare con i suoi membri, secondo il Dipartimento delle Comunicazioni della California State University. Le nuove tecnologie, unite a un pubblico culturalmente diversificato, hanno aumentato l'importanza delle comunicazioni organizzative, ma hanno anche reso il campo più complesso. Comprendere alcune delle barriere comuni può migliorare la capacità di comunicazione di un'organizzazione.
Struttura difettosa
Il pubblico ha bisogno di una struttura per comprendere un messaggio e molte comunicazioni sono condannate perché mancano dell'organizzazione adeguata, secondo Lee Hopkins, che ha scritto più di 130 articoli sulla comunicazione d'impresa. La struttura è fondamentale, perché senza un'introduzione, corpo e chiusura, il pubblico avrà difficoltà a conservare, richiamare ed elaborare le informazioni. Queste regole si applicano a qualsiasi comunicazione, che va dalle e-mail alle presentazioni pubbliche, e ad un pubblico di qualsiasi dimensione.
ipotesi
Due presupposti di comunicazione comuni rappresentano un disastro per il successo di una comunicazione organizzativa. Si presume che tutti i membri dell'organizzazione abbiano le stesse conoscenze del mittente del messaggio. L'altro pensa che le informazioni si diffonderanno in modo accurato ed efficace da solo dopo che solo uno o due membri lo riceveranno. La libreria di gestione gratuita, una guida online di articoli di leadership, raccomanda alla direzione di comunicare in modo proattivo, ponderato e strategico con i suoi membri. Le raccomandazioni specifiche di The Free Management Library includono la creazione di incontri regolari tra dipendenti e dirigenti, nonché tra i diversi dipartimenti. Altri suggerimenti includono dare ai dipendenti copie scritte delle descrizioni dei lavori, manuali dei dipendenti e altri materiali aziendali critici.
Overdependence on Technology
Troppa dipendenza dalle nuove tecnologie come messaggi di testo, Twitter o altri siti di social media può significare che non tutti i membri dell'organizzazione stanno letteralmente ricevendo il messaggio. Ad esempio, un blog snazzy non sarà così utile per i membri che devono completare un'attività senza accesso a Internet. Jim Shaffer, autore di "The Leadership Solution", raccomanda ai responsabili delle comunicazioni organizzative di rivedere i loro piani per assicurarsi che stiano utilizzando metodi che forniscono informazioni di cui i clienti e i dipendenti hanno bisogno, invece di affidarsi a formati che siano alla moda o attraenti.
Troppe informazioni
Un altro passo falso comune è credere che aggiungere dettagli e dettagli a una comunicazione renderà più persuasivo quando, infatti, troppe informazioni possono trasformare un pubblico fuori. La semplicità è la chiave per creare comunicazioni organizzative che rimangono con un pubblico. Non importa quanto tu ami un prodotto, comprendi un'idea o abbia esperienza con un settore, segui due o tre punti principali, invece di parlare o scrivere di tutto ciò che conosci, per trasmettere il tuo messaggio.
Dimenticarsi dei non verbali
I responsabili delle comunicazioni organizzative devono essere consapevoli dei segnali non verbali che possono o migliorare un messaggio preparato o completamente distogliere o distorcere il suo significato. Nella cultura occidentale, il contatto visivo, la postura corretta e gli abiti adeguati alla situazione mostrano che il mittente del messaggio è interessato, rispettoso, sincero e credibile, secondo mindtools.com.
