Contabilità è il processo di analisi e registrazione delle transazioni. L'analisi delle transazioni e le voci del diario sono le prime due fasi del ciclo contabile. La registrazione è il trasferimento delle voci del diario in un libro mastro generale, che di solito contiene un modulo separato per ogni account. I diari registrano le transazioni in ordine cronologico, mentre i registri riepilogano le transazioni per account. Pubblicare consiste di pochi semplici passaggi, secondo "College Accounting" di John Ellis Price e altri.
Nome utente
Il primo passo è inserire il nome e il numero dell'account nel modulo di contabilità generale. I due principali bilanci, conto economico e bilancio di un'impresa hanno conti diversi. I conti di conto economico comprendono le vendite (ovvero i ricavi), i costi dei beni venduti, le spese di marketing e pubblicità, le spese di ammortamento, gli interessi e le tasse. I conti di bilancio includono contanti, crediti, debiti, obbligazioni pagabili, ammortamenti accumulati, utili non distribuiti e azioni ordinarie. L'ammortamento è la graduale allocazione del costo di una immobilizzazione durante la sua vita utile.
Dettagli della voce
Il secondo passaggio consiste nel pubblicare la data, la descrizione e il numero di riferimento di ciascuna registrazione a giornale per ciascun account durante un periodo contabile. Il numero di riferimento potrebbe essere nel formato "J #", dove "J" si riferisce al giornale dell'azienda e "#" si riferisce al numero di pagina del giornale. Ad esempio, J1 significherebbe che la voce proviene dalla pagina 1 del giornale. La descrizione è la stessa del giornale: ad esempio, "Ricevuta di cassa, numero di fattura 11-1097".
Debiti e crediti
La registrazione di debiti o crediti è il prossimo passo nel processo di pubblicazione. Ogni transazione deve avere almeno un debito e un credito. I debiti aumentano i conti delle attività patrimoniali, come la liquidità e l'inventario, e aumentano i conti delle spese di conto economico, come le spese di marketing e salari. I debiti riducono i conti delle passività del bilancio, come le note passive e i conti del patrimonio netto, come i guadagni non distribuiti. I debiti riducono anche i conti di vendita a conto economico. I crediti aumentano i conti delle passività del bilancio, i conti di patrimonio netto ei conti di vendita. I crediti riducono i conti delle attività patrimoniali e i conti spese.
Equilibrio
Il quarto passo consiste nel calcolare il debito corrente e il saldo del credito per ciascun account. Ad esempio, se il conto in contanti ha una voce di debito di $ 10.000, una voce di credito di $ 5.000 e una voce di debito di $ 25.000 in tre date separate, i debiti totali sono $ 10.000 più $ 25.000 o $ 35.000 e la somma dei crediti è $ 5.000. Pertanto, il saldo a debito nell'ultima data è $ 35.000 meno $ 5,000 o $ 30.000.
Correzione dell'errore
Il passaggio finale del processo di registrazione è la verifica degli errori matematici e di trasferimento dei dati. I pacchetti software di contabilità possono ridurre questi errori attraverso l'automazione, ma la verifica dei numeri è un passo prudente che impedisce agli errori di propagarsi agli stati finanziari.
