Se stai immaginando un carro carico di biglietti verdi, avresti ragione - è letteralmente denaro contante. Negozi al dettaglio, casinò e aziende che ricevono molto denaro spesso usano autoblindo per prelevare contanti e trasportarli in sicurezza alla banca. Per la maggior parte delle aziende, tuttavia, "contanti in transito" significa qualcosa di molto più ordinario. È semplicemente un modo di contabilizzare denaro che hai ricevuto e registrato ma che non è ancora stato elaborato dalla banca.
Suggerimenti
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Il denaro contante è denaro e assegni ricevuti e registrati nel conto economico, ma non è ancora stato visualizzato sull'estratto conto bancario a causa delle differenze temporali.
Cos'è il denaro contante?
Ogni volta che il denaro ha lasciato il punto A ma non è ancora arrivato al punto B, si tratta di denaro contante. È facile immaginare denaro contante in transito come denaro fisico, ad esempio quando si raccolgono soldi dai registratori di cassa e li si portano in banca. In realtà, la maggior parte delle transazioni cash-in-transit avviene dietro le quinte, come un assegno che è in un limbo mentre la banca ottiene la compensazione.
In termini contabili, il contante in transito è qualsiasi articolo registrato nel conto economico che non è ancora stato visualizzato sul conto bancario. Ad esempio, è possibile che tu abbia registrato un pagamento cliente ma il controllo è ancora in corso presso la banca, oppure potresti aver scritto un assegno per le spese d'ufficio, ma il destinatario non l'ha ancora incassato. Poiché il saldo di cassa riportato nel bilancio dovrebbe rappresentare tutto il denaro disponibile per la tua attività, sarebbe fuorviante includere denaro che la banca non ha ancora elaborato. Il contante in transito è un modo di adeguare il saldo di cassa per tenere conto degli assegni ricevuti o pagati che non sono ancora stati liquidati.
Esempio di Cash in Transit
Per illustrare il denaro contante, immagina di gestire un parcheggio con parchimetri. Alla fine di ogni giornata, un dipendente sblocca i contatori e rimuove tutti i contanti all'interno. Il denaro va al team di account che conta e registra il denaro nel conto economico, dopo di che lo carica e lo carica su un veicolo. Il veicolo porta il denaro alla banca, dove il denaro viene depositato sul conto della banca aziendale. Durante il viaggio di mezz'ora, il denaro è in contanti.
Quello che succede dopo è che la banca elaborerà il deposito durante la notte. Pertanto, i depositi effettuati dall'azienda non verranno visualizzati sull'estratto conto bancario fino al giorno lavorativo successivo. Quando si riconciliano gli estratti conto bancari, la ricevuta di cassa e il deposito bancario non avranno la stessa data di transazione. Il tuo denaro era in transito per molto più tempo rispetto al viaggio in auto di 30 minuti: era in transito dal momento in cui lo hai registrato sui tuoi account fino al momento in cui è apparso sul tuo estratto conto bancario.
Cos'è un deposito in transito?
Un deposito in transito è una variazione sullo stesso tema. Descrive i soldi che hai ricevuto dai clienti sotto forma di contanti o assegni e che hai registrato sul libro mastro finanziario - che dovresti fare lo stesso giorno in cui ricevi i soldi - ma il deposito non è ancora apparso sul conto bancario della società. Ecco un esempio: Supponiamo di ricevere un assegno di $ 10.000 da un cliente il 30 dicembre. Registri l'assegno nel tuo libro contabile e lo depositi in banca lo stesso giorno. Tuttavia, il controllo richiede alcuni giorni per essere elaborato. Non appare sul tuo estratto conto fino al 2 gennaio. Fino a quando il controllo non viene accreditato, non hai l'uso del denaro. È questa differenza di temporizzazione che crea un deposito in transito.
Come conti il denaro contante?
Nella maggior parte dei casi, non importa se la banca impiega un giorno o due per elaborare il deposito. Se depositi il denaro o assegni il 5 giugno, per esempio, o il 22 settembre, il deposito apparirà sul tuo estratto conto in tempo utile per riconciliarsi alla fine del mese. Ma cosa succede se il ritardo temporale ti indirizza verso un nuovo periodo contabile? Ora, hai un po 'di enigma: se registri la fattura come pagata a dicembre, allora il tuo estratto conto di dicembre non verrà riconciliato, ma se lo registri a gennaio, il tuo rendiconto di dicembre non rifletterà il pagamento della fattura, e gli account non comprenderanno il saldo dei crediti. Cosa fare?
Nella pratica contabile, questi problemi vengono risolti utilizzando una voce "contanti in transito" o "deposito in transito". Questo è semplice, poiché tutto ciò che stai facendo è creare un account di tenuta, come un conto bancario "falso", dove registrerai tutti i tuoi soldi che viaggiano tra due posizioni. Puoi chiamare questo account qualsiasi cosa tu voglia, come "soldi in transito" o "spunta per cancellare".
Ora, quando ricevi l'assegno da $ 10.000 del cliente, accrediti un credito cliente il 30 dicembre nel solito modo, quindi addebiti il conto in contanti per lo stesso importo di $ 10.000. Quando il controllo viene cancellato, si registra un trasferimento da contanti in transito sul proprio conto bancario. Ciò azzererà la transazione cash-in-transit.
Perché le aziende utilizzano l'account di cassa in transito?
Niente causa più mal di testa che una riconciliazione bancaria fuori bilancio, specialmente se non è immediatamente evidente ciò che è andato storto. Assicurarsi che tutti i contanti e i depositi in transito siano stati registrati in un libro mastro separato può evitare molti problemi poiché avrai sempre una registrazione accurata di quanti soldi hai ricevuto rispetto a quanti soldi hai in fondi disponibili che puoi usare. Ora, quando esegui la riconciliazione bancaria di fine anno, avrai un conto netto di $ 10.000 che non comparirà nell'estratto conto del 31 dicembre perché la banca non aveva contabilizzato il conto entro quella data, anche se l'azienda aveva registrato la ricevuta nel suo libro di cassa alla data di deposito.
Fa una differenza se si utilizza un Bank Lockbox per le ricevute del cliente?
Se si utilizza un sistema di lockbox gestito da una banca, i pagamenti delle fatture effettuati dai clienti andranno direttamente a un indirizzo postale speciale gestito dalla banca invece di andare al business. Ciò significa che non ci sono assegni da depositare. La banca recupera i controlli in entrata, li elabora e deposita i fondi direttamente nel conto bancario dell'azienda. Quindi pubblica un documento di rimessa su un sito Web sicuro a cui il team contabile può accedere per aggiornare i conti della società ricevibili.
Quando si utilizza un lockbox, non vi è alcun pagamento in transito. Questo perché la banca aggiorna i suoi record allo stesso tempo o, poco prima, inviando i tuoi consigli di rimessa. Se il tuo team di contabilità è un po 'lento nel registrare il credito, potrebbe anche esserci un contante inverso, dove la banca aggiorna i record prima che la società lo faccia.
