I fondi di deposito a garanzia sono importi depositati da un acquirente o venditore in un conto di deposito a garanzia di terzi, in cui i fondi sono trattenuti fino al completamento di un deposito. I fondi detenuti in un conto di deposito a garanzia sono considerati fondi detenuti in trust. Possono essere erogati solo dietro autorizzazione scritta di tutte le parti a un deposito a garanzia. Rigide regole si applicano al tipo di account in cui devono essere tenuti, nonché alla registrazione tenuta in causa.
Articoli di cui avrai bisogno
-
Deposito di nomi fittizi
-
Numero di identificazione federale
-
Risoluzione aziendale per creare un account
-
Sistema di contabilità a partita doppia con registri sussidiari
-
Deposito bancario iniziale
Impostare un account di fiducia
Contatta una banca aziendale per creare un account di fiducia. La maggior parte delle banche commerciali offre questo servizio, così come le banche commerciali. È un account separato che può essere utilizzato solo per i fondi fiduciari ricevuti ed erogati. La maggior parte delle banche chiederanno una dichiarazione di deposito fittizia del nome commerciale se il conto fiduciario è impostato in nome di chiunque non sia un individuo. Chiederanno anche un numero di identificazione federale per l'azienda. Questo è ottenuto dall'Internal Revenue Service. Se l'account viene aperto da una società, la banca richiederà una copia della risoluzione aziendale che autorizza la creazione dell'account. L'account deve anche pronunciare "account di fiducia" nel titolo.
Effettua il deposito iniziale sul conto di deposito a garanzia. Le leggi statali variano in base alla quantità di denaro che può essere depositata in un conto di garanzia dal proprietario dell'account. Questo per evitare la mescolanza di fondi tra il proprietario del conto e i depositi dei clienti. Ad esempio, in California, il deposito massimo per un account di fiducia da parte di un proprietario è $ 200. È necessario contattare il proprio dipartimento statale delle società per determinare i limiti applicabili.
Impostare un sistema di contabilità per l'account di fiducia. Il sistema deve contenere una contabilità generale che mostri tutti i fondi depositati e ritirati dal conto inclusi eventuali costi e commissioni bancarie. Il libro mastro deve contenere anche un libro mastro sussidiario per ogni transazione che ha luogo. Ad esempio, se un impegno è aperto su un acquisto a casa, dovrebbe essere assegnato un numero di identificazione. Questo numero viene inserito nel libro mastro della società controllata, dove eventuali depositi o prelievi su tale deposito devono essere registrati separatamente nel libro mastro della società controllata.
Record-Keeping per fondi di garanzia
Depositare i fondi di deposito a garanzia ricevuti nel conto fiduciario di deposito a garanzia. Consegnare sempre ai clienti una copia della ricevuta dei fondi che hanno fornito e una copia della ricevuta di deposito intestata alla banca. Inoltre, tieni una copia del deposito per i tuoi record.
Fare una registrazione nella contabilità generale che mostri i fondi ricevuti e anche nel libro mastro della controllata assegnato alla transazione specifica relativa ai fondi depositati.
Bilanciare tutti i libri mastro sussidiari ogni mese in modo che il totale di tutti i registri sussidiari combinati sia uguale al saldo contabile generale del conto fiduciario.
Distribuire fondi di garanzia e bilanciare l'account
Distribuisci fondi scrivendo un assegno sul conto fiduciario a chi è autorizzato a ricevere i fondi.
Fai una registrazione nella contabilità generale indicando i fondi erogati e nel libro mastro della sussidiaria che mostra lo stesso esborso.
Saldo il conto alla fine della transazione assicurandosi che ci sia un saldo pari a zero nella contabilità generale per la transazione. Ad esempio, se durante l'impegno è stato ricevuto un deposito per un importo di $ 5,000, quando la transazione viene chiusa, tale importo deve essere erogato in modo tale che il saldo nel conto fiducia per tale transazione sia pari a zero
Riconcilia il conto fiduciario con il conto bancario alla fine del mese. Ad esempio, il saldo nel conto fiduciario dovrebbe essere uguale al saldo rettificato del conto bancario alla fine di ogni mese. Il saldo rettificato del conto bancario è il saldo finale per il conto bancario più eventuali depositi non ancora indicati dalla banca, meno eventuali assegni non ancora liquidati dalla banca.
Suggerimenti
-
Esistono diversi sistemi di contabilità disponibili appositamente progettati per i conti fiduciari. Contatta il tuo commercialista o CPA per avere consigli su come creare un sistema di archiviazione dei registri di fiducia.
avvertimento
Fai attenzione a non mescolare mai i tuoi fondi personali con fondi del conto fiduciario. Ciò significa non depositare denaro personale o aziendale in un conto fiduciario o prelevare fondi fiduciari per uso personale.
