Scrivanie ordinate e cassetti da scrivania ordinati non fanno altro che scalfire la superficie di ciò che significa una buona organizzazione. Invece, organizzare spesso i tuoi dipendenti significa andare dietro le quinte e affrontare l'organizzazione degli uffici dall'interno. Può anche significare incorporare un po 'di pensiero creativo, oltre a misure tradizionali e ovvie, nel tuo approccio per far organizzare i dipendenti.
Ferma il multitasking
Sebbene possa sembrare che il multitasking sia un buon modo per ottenere più lavoro, lavorare su più attività contemporaneamente riduce la produttività e ostacola i tentativi di organizzazione dei dipendenti. Secondo l'American Management Association, la diminuzione netta della produttività può arrivare al 75 percento. Stabilisci una regola chiara che imponga ai tuoi dipendenti di assegnare la priorità alle attività e alle attività e di lavorare prima sull'attività o sull'attività con priorità più alta. Ciò non solo migliora la produttività e riduce lo stress, ma porta anche a un flusso di lavoro più organizzato.
Impostare un archivio informazioni
Identificare e impostare una posizione centrale, ad esempio una struttura di applicazione basata sul Web o un'unità di rete condivisa, per l'archiviazione di moduli, modelli di documenti, copie delle politiche aziendali e qualsiasi altra informazione che i dipendenti condividono o accedono frequentemente. Avere una posizione per archiviare le informazioni di accesso comune facilita l'accesso e aiuta a tenere tutti organizzati. Allo stesso modo, un calendario centrale, condiviso dell'azienda o del dipartimento informa entrambi su ciò che sta accadendo e assiste i dipendenti nella creazione di piani giornalieri e settimanali.
Riunioni e comunicazioni
Stabilire chiare aspettative, delegare compiti e dare preavviso sulle modifiche quando possibile. Permettere ai dipendenti di sapere cosa ti aspetti e su cosa vuoi che lavorino consente una pianificazione anticipata e un'organizzazione migliore. Tenere riunioni individuali o di gruppo settimanali o mensili per valutare i progressi nel raggiungimento degli obiettivi assegnati.Affrontare la buona organizzazione direttamente attraverso workshop, relatori e collaborando con i dipendenti che hanno difficoltà a migliorare le loro capacità organizzative. Incoraggiare la presa di appunti durante le riunioni per ridurre la possibilità che l'oblio influenzi la buona organizzazione.
Consenti tempo per la pianificazione
Richiedere ai dipendenti di dedicare 15 minuti alla pianificazione alla fine di ogni giornata. Includere altri 15 minuti ogni venerdì pomeriggio per rivedere il programma della prossima settimana e prepararsi per la prossima settimana. Aiutare i dipendenti a migliorare le loro capacità di pianificazione migliora anche l'organizzazione consentendo loro di preparare materiali o informazioni in anticipo. La pianificazione anticipata può anche aiutare i dipendenti a capire dove potrebbero cercare di adattarsi troppo in una giornata lavorativa, il che indica la necessità di ridefinire gli obiettivi giornalieri o chiedere aiuto.
