Per vari motivi, alcuni dipendenti potrebbero non gradire la compilazione di schede attività. Possono considerarlo noioso e dispendioso in termini di tempo o, nel caso di lavoratori dipendenti o esenti, potrebbero considerarlo inutile. La legge federale sul lavoro richiede di monitorare il tempo dei dipendenti non esenti; questo rappresenta la maggior parte dei lavoratori orari. A patto che si mantengano registrazioni accurate, è possibile utilizzare qualsiasi sistema di cronometraggio desiderato. Ci sono alcune cose che puoi fare per garantire la conformità e ottenere dipendenti riluttanti a compilare correttamente i loro fogli di lavoro.
Stabilire un sistema di cronometraggio facile da usare basato sulla dimensione del tuo libro paga. Ad esempio, se si dispone di meno di 10 dipendenti, è possibile acquistare i fogli di lavoro standard da una fornitura di ufficio e fare in modo che i dipendenti li completino settimanalmente. Per aumentare la precisione, puoi invece acquistare un orologio da punch standard e schede di tempo vuote. Se il tuo stipendio è considerevole, considera un sistema automatizzato che richiede ai dipendenti di eseguire l'orologio tramite tessere magnetiche o impronte digitali o palmari.
Incorporare le procedure di cronometraggio nel manuale del dipendente. Ciò include quando i tempi sono dovuti e a chi devono essere presentati. Dichiarare chiaramente le conseguenze della violazione di alcune regole della scheda attività, come la terminazione per la falsificazione di schede attività. Dare a tutti i dipendenti una copia del manuale.
Creare un calendario dei salari e distribuirlo a tutti i dipendenti. Questo è utile quando cambiano i giorni di paga, come durante le settimane di vacanza. Il calendario mostra le date di inizio e di fine del periodo di paga, le date di invio della scheda attività e le date di pagamento corrispondenti per tutto l'anno.
Designare manager e supervisori per formare dipendenti nuovi ed esistenti su come compilare i timesheet. Se si dispone di un sistema automatizzato, se necessario, chiedere al fornitore di inviare qualcuno per formare manager e supervisori che a loro volta dovrebbero formare i loro dipendenti.
Semplifica il calcolo della scheda attività richiedendo ai dipendenti di arrotondare per eccesso e per difetto al quarto d'ora più vicino. Arrotondare il tempo da uno a sette minuti in basso e il tempo da otto a 14 minuti in su. Ad esempio, se un dipendente arriva a lavorare alle 8:11 am, inserisce 8:15 sul foglio dei tempi. Se esce alle 5:21, scrive alle 17:15. In molti casi, i sistemi di cronometraggio automatico eseguono l'arrotondamento.
Limita le voci di indicazione del tempo solo a ciò che conta. Ad esempio, limitare le voci a ore regolari, straordinarie, ferie, malate e personali e pause pagate. Richiedere lavoratori stipendiati fissi per compilare solo i fogli di lavoro, se necessario.
Spiega ai dipendenti cosa c'è in loro per loro. Ad esempio, affermare che il completamento corretto accelera l'elaborazione delle buste paga, garantisce pagamenti in contanti tempestivi, accelera il ciclo di fatturazione e aumenta il flusso di cassa. I dirigenti o i supervisori comunicano i benefici ai loro subordinati.
Incoraggiare una politica della porta aperta in modo che i dipendenti possano avvicinarsi ai propri superiori quando hanno problemi relativi alla scheda attività.
Astenersi dall'utilizzare un sistema di penalità per indurre i dipendenti a compilare in modo appropriato la propria scheda attività. Ad esempio, trattenendo le buste paga fino a quando i dipendenti non invieranno le loro schede attività potrebbero essere vietate dalla legge statale e creare un clima di sfiducia tra dirigenti e dipendenti.
Suggerimenti
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Prima di implementare le politiche di cronometraggio, consultare il dipartimento del lavoro statale per le regole applicabili. Ad esempio, lo stato potrebbe avere norme specifiche per l'arrotondamento, la tenuta dei registri e l'uso di orologi biometrici.
