Il denaro è la linfa vitale di qualsiasi azienda, ed è difficile avere successo senza mantenere un buon controllo del flusso delle entrate. Parte di questo processo genera entrate sufficienti per essere redditizie e mantenere uno stretto controllo dei costi. Ad un livello ancora più basilare, significa controllare chi ha accesso ai conti bancari della società ea quali condizioni.
Suggerimenti
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Un titolare del conto è la persona che accetta la responsabilità legale per la gestione dell'account.
Titolare del conto in una ditta individuale
Se operi come ditta individuale, la gestione del tuo conto bancario è semplice. Sarai il titolare dell'account, proprio come faresti se fosse il tuo account personale. Lo configurerai allo stesso modo, con il tuo numero di identificazione personale e di previdenza sociale.
Fornirai anche due informazioni aggiuntive specifiche per il business: il numero di identificazione del dipendente dall'IRS - ti serve se hai dipendenti o hai intenzione di averli - e, se applicabile, il nome fittizio sotto il quale stai facendo affari. Il tuo nome è sull'account, quindi sei il titolare dell'account per definizione legale.
Mantenerli separati
Quando la tua azienda è composta solo da te, potresti essere tentato di saltare l'intero processo di creazione di un account separato per il business e utilizzare semplicemente uno dei tuoi account personali per entrambi gli scopi. Non sei tu non si può fallo o altre persone non fallo, ma è una pessima idea.
Sia tu che il tuo commercialista incontrerete difficoltà nel separare le vostre transazioni commerciali e personali, e farete un sacco di lavoro extra per voi alla fine dell'anno e al momento dell'imposta. Non è sostenibile se pianifichi di far crescere la tua attività, quindi è più intelligente fare le cose nel modo giusto fin dall'inizio.
Dando qualcun altro accesso
Nella maggior parte delle aziende, arriverà un momento in cui sei troppo occupato per fare tutto da solo. A quel punto, dovrai fornire a qualcun altro l'accesso ai conti bancari in modo che possano gestire almeno le transazioni di routine e i pagamenti delle fatture per te. Queste persone non saranno titolari di account come te, ma delegherai loro un certo grado di autorità per fare banca per conto tuo.
Nelle aziende più grandi, le persone che scegli potrebbero essere manager o membri chiave del tuo team di contabilità. In una piccola azienda, potrebbe essere semplice come dare la tua unica autorizzazione alla firma dello staff. La tua banca registrerà i numeri di identificazione personale e di previdenza sociale proprio come se fossero titolari di un conto.
Titolari di conti in partnership
La creazione di conti bancari in una partnership è un processo abbastanza simile. Ogni partner fornisce l'identificazione personale e il numero identificativo del dipendente dell'azienda e il suo nome fittizio. In questo caso, dovrai anche fornire una copia dell'accordo di partnership e il certificato di registrazione se si tratta di una società in accomandita.
Qualsiasi partner con più di una quota di partecipazione del 25 percento e il controllore significativo che assume la responsabilità primaria per la gestione dell'azienda deve fornire ulteriori informazioni. In alcuni casi, come un gruppo di medici che gestiscono congiuntamente una clinica, ciascun partner potrebbe avere un conto principale separato ma l'accesso condiviso a un numero di conto secondario per le loro operazioni collettive.
Accesso all'account in altre strutture aziendali
Le società di maggiori dimensioni hanno creato conti bancari in modo simile, con il controllore significativo e chiunque possieda una quota del 25% o superiore fornendo alla banca ulteriori informazioni personali.
In questi casi, la società potrebbe anche fornire alla banca un accordo operativo che spiega chi è responsabile della gestione della società e un documento chiamato risoluzione bancaria che spiega quali persone hanno l'autorità di creare conti e servizi con la banca e in quali condizioni. Più grande è l'azienda, maggiore è la probabilità che la scrittura giornaliera di assegni e assegni bancari venga effettuata da dirigenti o addetti alla contabilità di livello relativamente basso rispetto ai proprietari o agli alti dirigenti.
Stabilire i controlli
È importante avere controlli sull'uso dei propri conti bancari e in particolare sugli assegni e sull'autorità di pagamento. Questo può essere semplice come tenere sotto controllo i controlli fisici dell'azienda e limitare le chiavi a poche persone fidate. Nelle aziende più grandi questo non è pratico, ma potresti decidere di impostare il tuo software di contabilità in modo che solo persone specifiche possano stampare assegni. Un altro controllo comune è quello di richiedere una seconda firma autorizzata su assegni superiori a un determinato importo in dollari, che riduce il rischio di frode o appropriazione indebita.
