La creazione di un foglio di calcolo di tracciamento per registrare i risparmi sui costi e l'eliminazione dei costi consente alla tua organizzazione di riportare in modo accurato sia i risparmi "rigidi" che quelli "soft". I risparmi duri sono mostrati come un costo inferiore rispetto a un anno precedente. I risparmi moderati sono meno tangibili e possono includere la negoziazione di un minore aumento dei costi da parte di un fornitore o un addestramento "libero" che comporta un aumento del tasso. Lo sviluppo di un foglio di calcolo per tenere traccia dei risparmi è fondamentale per fornire incentivi ai responsabili degli acquisti.
Articoli di cui avrai bisogno
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Programma di fogli di calcolo
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Spese operative passate
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contratti
Raggruppare le spese operative in categorie logiche. Le categorie possono essere per tipo, come il raggruppamento di tutte le utilità insieme. Se più dipendenti sono responsabili dell'acquisto, le spese di gruppo sono a carico della persona responsabile.
Digitare l'intestazione "Spese" nella prima cella del foglio di calcolo. Sotto, inserisci il nome di una categoria, quindi elenca i nomi delle spese nelle celle sottostanti. Ripeti per ogni categoria.
Nella colonna successiva, digitare l'intestazione della colonna "Actuals" e l'anno. Sotto di esso inserisci i dollari spesi nella cella a destra di ogni nome di spesa. Etichettare la successiva colonna "Regolazioni" e inserire eventuali aumenti o diminuzioni contrattuali nella stessa riga di spesa a cui si applica. Etichettare la successiva colonna "Benchmark" e inserire una formula per moltiplicare gli importi effettivi di uno più l'aggiustamento: (Attuale * (1 + aggiustamento)).
Identificare la quantità di articoli prodotti l'anno scorso e la produzione prevista per l'anno successivo. Nella parte superiore della riga successiva, digita "Per unità". Per tutte le spese applicabili come materiale e manodopera, inserisci una formula per regolare il benchmark alle nuove quantità: (Indice di riferimento / Quantità Anno scorso * Quantità Quest'anno).
Digitare "Actuals" e l'anno corrente nella riga superiore della colonna successiva e lasciarlo vuoto fino a quando non si conoscono gli importi delle spese effettive. Fai clic sulla colonna successiva "Differenza". Per ogni spesa, inserisci una formula sottraendo la spesa effettiva di quest'anno dal numero nella colonna del benchmark.
Dopo ogni categoria, inserisci due righe vuote. Sulla prima riga, digita "Subtotale". Nella cella accanto ad essa, digita una formula per aggiungere tutte le spese in quella categoria e copiarla su tutte le colonne del foglio di calcolo. Dopo l'ultima categoria, digita "Totale" nella prima colonna e nella cella accanto ad essa, inserisci una formula per sommare tutti i subtotali di categoria. Copia questo su tutte le colonne nel foglio di calcolo.
Inserisci le spese quando vengono firmati nuovi contratti o vengono ricevute fatture effettive. Inserisci righe aggiuntive per eventuali nuove spese o per registrare i risparmi di riduzione dei costi.
Suggerimenti
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Migliora la proprietà del costo totale decidendo in anticipo come verranno ricompensati i risparmi. Le decisioni chiave includono se i dipendenti saranno ricompensati con risparmi netti per tutte le loro spese e gestendo risparmi immateriali che hanno un impatto su un'altra categoria. La colonna di regolazione può anche essere utilizzata per impostare gli obiettivi. L'inserimento della percentuale di risparmio desiderata per ciascuna categoria creerà degli obiettivi di riferimento per ciascuna spesa. Assicurati di includere i miglioramenti del processo che comportano minori costi operativi o una riduzione delle ore di lavoro.
