Chiunque lavori o gestisca un ufficio comprende l'importanza di mantenere un inventario delle forniture per ufficio. Niente porta al progresso del lavoro fino a fermarsi più velocemente rispetto alle basi come penne, cartucce di toner, carta e buste. Una volta che hai a portata di mano le forniture, è importante tenere traccia delle spese e dell'utilizzo seguendo alcune semplici regole di gestione dell'inventario di base.
Gatekeeper
Una delle prime regole per una buona gestione dell'inventario è assicurarsi che abbia un manager. Nomini un guardiano. Il buon mantenimento dell'inventario significa sapere cosa è a portata di mano e per quanto tempo è rimasto lì, registrare il valore dell'inventario e monitorare dove va quando lascia l'area di rifornimento. Le forniture per ufficio includono molti piccoli oggetti che possono facilmente scomparire. L'inventario deve essere tenuto in un'area protetta con accesso limitato a pochi dipendenti chiave. Tenere un registro degli articoli dispensati e degli articoli sostituiti.
FIFO
FIFO è l'acronimo di first in, first out. È un termine contabile per la segnalazione del valore dell'inventario e garantisce che gli articoli acquistati per primi vengano utilizzati per primi, in modo che il valore rimanga accurato. Questo è anche un modo intelligente per evitare che l'inventario diventi vecchio, obsoleto o obsoleto. Gli articoli acquistati prima devono essere usati per primi. Quando viene acquistato l'inventario sostitutivo, accantonalo dietro il vecchio inventario e chiedi ai dipendenti di prelevare le scorte dal lato anteriore. Gli articoli con inchiostro possono seccarsi, la carta può ingiallire e le parti dell'apparecchiatura possono diventare obsolete. Usa il metodo FIFO per ridurre gli sprechi e mantenere il tuo inventario fresco.
Sfrutta l'acquisto
Mantenere un inventario delle forniture per ufficio offre a un'azienda la possibilità di acquistare quantità maggiori, il che si traduce in un risparmio di sconto. Questi risparmi si accumulano rapidamente quando si acquistano gli articoli più popolari alla rinfusa. Se l'acquisto di tutte le necessità di forniture per ufficio è attribuito a un singolo fornitore, usa quel potere d'acquisto per negoziare risparmi anche sugli acquisti più piccoli. Sfruttare al massimo i programmi di premi offerti dai fornitori. Il business delle forniture per ufficio è competitivo, quindi usa un processo di offerta per determinare quale azienda ha il programma migliore per le tue esigenze.
Organizzazione
La chiave per il successo della gestione delle scorte è nell'organizzazione delle forniture. Affinché un sistema sia efficiente, i dipendenti devono essere in grado di accedere a ciò di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno. Le forniture dovrebbero essere accantonate con gli oggetti più usati a livello degli occhi e facilmente raggiungibili. Stock oggetti usati meno sugli scaffali più alti, ma assicurati che non vengano dimenticati. Pubblica un elenco di inventario di ciò che è disponibile e dove può essere trovato. Mantenere l'area pulita e ordinata. Sostituisci gli articoli con tempi di consegna sufficienti per evitare di esaurire gli oggetti, in particolare quelli critici. Elimina periodicamente gli oggetti obsoleti.
