È facile per un'azienda essere sopraffatta dall'inventario, soprattutto quando si inizia. Un errore che molte aziende fanno è ordinare un sacco di prodotti contemporaneamente senza prima istituire un sistema di gestione dell'inventario e creare uno spazio di magazzino che sarà in grado di gestire i problemi di archiviazione nei mesi e negli anni a venire. Se scopri che la tua azienda cresce e il tuo spazio di magazzino diventa troppo stretto, dovrai spendere i soldi per far trasportare l'intero inventario in un'altra posizione o affittare uno spazio aggiuntivo, il che complicherà il tuo sistema di inventario. Questo articolo spiega come gestire l'inventario e i materiali di consumo per le organizzazioni grandi e piccole.
Gestione dell'inventario per grandi organizzazioni
Se sei un nuovo business, imposta proiezioni per dove credi che la tua azienda sarà tra 1 anno, 3 anni, 5 anni e oltre. Allineare quelle proiezioni con la quantità di inventario che si stima sarà a disposizione in ciascuna di queste date pietra miliare. Noleggia o acquista uno spazio di magazzino in grado di soddisfare le tue esigenze per almeno i primi 5 anni.
Assicurati di mantenere il tuo inventario in un luogo fresco e temperato che puoi facilmente accedere con un carrello o un carrello elevatore (a seconda delle dimensioni del magazzino e dell'inventario). Mantieni i materiali di consumo per la tua attività in un luogo separato più facilmente accessibile ai dipendenti dell'azienda. Desiderate spostare gli ordini specifici immediatamente nei reparti appropriati che ne hanno bisogno e mantenere l'eccedenza in una comoda stanza di rifornimento sotto chiave.
Assumi personale che sarà dedicato alla gestione, ricezione e tracciamento di scorte e forniture su base giornaliera (a seconda delle dimensioni dell'inventario che deve essere mantenuto).
Implementare un sistema informatico per la gestione dell'inventario. Con questo sistema registrerai le nuove spedizioni dai fornitori e gli ordini che escono ai clienti e i prodotti che vengono inviati ad altri reparti come parte del processo di produzione. Registra le ricevute di forniture per la tua azienda in base a una serie di ordini di acquisto diversi nel sistema di inventario. Ad esempio, potrebbe essere necessario avviare tutti gli ordini di acquisto per l'inventario aziendale come INV (ad esempio INV00001, INV00002 e così via) e tutti gli ordini di fornitura come SUP (ad esempio SUP00001). In questo modo sarete in grado di separare i prodotti ricevuti che verranno stoccati nel magazzino e che verranno inviati ai singoli reparti.
Installa un sistema di sorveglianza nel tuo magazzino per monitorare l'inventario. Questo proteggerà la tua azienda dai problemi di riduzione dell'inventario.
Gestione dell'inventario per operazioni più piccole
Metti da parte una stanza fresca e asciutta nel tuo ufficio a casa o in uno spazio ufficio a noleggio per fare il tuo inventario. Se ti accorgi che stai esaurendo lo spazio, affitta una piccola unità di self-storage nella tua città per i prodotti che non ti servono spesso. Puoi anche solo tenere una piccola quantità di ogni prodotto nel tuo ufficio e il resto in magazzino presso la tua unità di memorizzazione automatica.
Computerizza il tuo inventario usando un foglio di calcolo. Nomina un nuovo foglio di lavoro per ogni prodotto che vendi. Elencare la descrizione della transazione nella prima colonna (come "ordine in", "vendita a società XYZ" o "prodotto danneggiato"). Elenca la quantità del prodotto che è stata regolata e quindi nella terza colonna tieni un totale parziale di quanto di ogni prodotto hai lasciato.
Tenere un breve elenco di materiali di consumo che devono essere riempiti sulla parete dell'ufficio. Quindi puoi portare questo elenco con te nel tuo viaggio mensile al tuo negozio di forniture locale o quando effettui l'ordine di fornitura online.
Dal momento che molto probabilmente dovrai gestire il tuo inventario come proprietario di una piccola azienda, dedica un paio d'ore alla settimana dedicate all'aggiornamento dei totali di inventario con nuovi ordini e alla registrazione delle nuove esigenze di approvvigionamento.
Suggerimenti
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Alcuni sistemi di gestione dell'inventario consentono di configurare un sistema di scansione di codici a barre. È necessario acquistare un dispositivo di scansione del codice a barre collegato al sistema del computer e una stampante di etichette con codice a barre per contrassegnare ciascun pacco ricevuto. Quando gli ordini escono, si scansiona il prodotto o il pacchetto e si inserisce il numero di unità che vengono rimosse dall'inventario. È un modo costoso, ma ancora più semplice, di gestire il tuo inventario.
Se sei un'azienda consolidata che sta cercando di riportare alla pari il tuo inventario, organizzi una pulizia di una settimana in cui conti manualmente il tuo inventario, riorganizzi i prodotti e imposti tutto su un sistema di gestione dell'inventario aggiornato sul tuo computer.
