Le grandi organizzazioni e quelle con più sedi affrontano una forma di frode finanziaria chiamata dipendenti fantasma. Per rilevarli e, in definitiva, per prevenirli, queste aziende si impegnano regolarmente in una pratica di audit dei ghost.
Dipendenti fantasma definiti
I dipendenti Ghost - a volte chiamati dipendenti fantasma - sono nomi su un libro paga a cui vengono assegnati i salari, ma che non sono dipendenti effettivi e non svolgono alcun lavoro. Loro Il termine "impiegato fantasma" è dato perché il dipendente esiste sulla carta ma non esiste sul posto di lavoro; i lavori a cui vengono asseritamente assegnati dipendenti fantasma sono spesso definiti lavori di mancata presentazione. Può essere necessario molto tempo per trovare dipendenti fantasma senza l'aiuto di audit fantasma. I rigorosi controlli interni possono aiutare a prevenire i dipendenti fantasma.
Impiegati di Ghost Sneaking Onto Payroll
La maggior parte delle organizzazioni richiede la documentazione delle assunzioni al fine di collocare qualcuno sul libro paga, il che significa in genere che un supervisore o un dirigente - qualcuno con l'autorità di indirizzare il reparto paghe per aggiungere un nuovo dipendente - deve essere coinvolto. A volte è coinvolto anche un membro del dipartimento libri paga. I dipendenti Ghost vengono aggiunti al libro paga, tra le altre cose, creando un impiegato fittizio, utilizzando il nome di un dipendente licenziato, mettendo i nuovi dipendenti nel sistema un periodo di retribuzione prima di iniziare a lavorare per l'azienda e aggiungendo dipendenti temporanei al libro paga. In alcuni casi, le persone che infiltrano i dipendenti fantasma in un libro paga li rimuovono dopo solo poche settimane, rendendo più difficile l'identificazione di un futuro audit.
Esorcizzare i dipendenti Ghost
Mentre l'esistenza di dipendenti fantasma può a volte essere scoperta durante un controllo di routine, nella maggior parte dei casi la documentazione fornita è sufficiente per superare tale esame. Gli audit Ghost sono progettati specificamente per scoprire eventuali dipendenti fantasma e indagare da vicino i registri del libro paga e il comportamento dei dipendenti per le prove dei fantasmi. Questi audit si sono rivelati utili, soprattutto per le grandi organizzazioni. Ad esempio, nel 2009, un audit condotto da Detroit Public Schools ha rilevato più di 250 dipendenti fantasma, una frode che costava oltre $ 400.000 in quattro anni.
Ghost Audit Processes
Uno dei metodi più efficaci per condurre una verifica fantasma è quello di richiedere a tutti i dipendenti di ritirare i propri stipendi o buste di deposito diretto di persona. Gli stipendi o gli stub dei dipendenti fantasma non verranno raccolti. Ecco come le scuole pubbliche di Detroit hanno determinato quanti dipendenti fantasma aveva. Altri metodi efficaci di controllo dei ghost comprendono la ricerca di dipendenti che non hanno usufruito di una vacanza, non elencano un indirizzo fisico e non ricevono detrazioni sui loro assegni di stipendio (per la sicurezza sociale, le tasse o l'assicurazione). Inoltre, coloro che conducono audit fantasma cercano più depositi diretti che vanno allo stesso conto bancario, numeri di previdenza sociale non validi e informazioni sui dipendenti mancanti.
