Una proposta tecnica è uno dei compiti più importanti nella scrittura commerciale o tecnica. Una proposta ben scritta può garantire alla vostra organizzazione un nuovo cliente di vendita, un grande progetto o sovvenzioni per la ricerca o altre attività. Per molte organizzazioni, proposte tecniche efficaci sono essenziali per il loro continuo successo.
Articoli di cui avrai bisogno
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Richiesta di proposta (RFP)
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Software di elaborazione testi
Studia attentamente la richiesta di proposta o RFP. Molte organizzazioni inviano RFP quando desiderano proposte per un prodotto o servizio. Le RFP contengono linee guida su ciò che le proposte dovrebbero coprire, nonché su quando e a chi devono essere presentate. Una buona proposta non dovrebbe discostarsi dalle linee guida contenute nel RFP. Sfortunatamente, alcune RFP possono essere vaghe, offrendo poche indicazioni. Questo è particolarmente problematico quando si tenta di sviluppare stime dei costi nella proposta. La Fase 4 offrirà suggerimenti per far fronte a RFP vaghi o poco chiari.
Pianifica la tua proposta prima di scriverla. Spesso potresti non sapere più del cliente o della fonte di finanziamento rispetto a ciò che è nella RFP. Fai i compiti e impara ciò che puoi sull'organizzazione e sui suoi responsabili decisionali. Quindi dedica del tempo a un brainstorming sui bisogni dell'organizzazione. Le proposte che mostrano una comprensione minima o inesistente delle esigenze di un cliente spesso derivano dalla scrittura troppo presto senza prendere tempo per pensare al cliente.
Bozza la tua proposta. Variabili come la dimensione e l'ambito del progetto, così come il potenziale cliente che riceverà la tua proposta, determineranno la lunghezza e il formato. In alcune situazioni, una proposta simile a un memo più breve è appropriata. Altre situazioni, come grandi progetti o proposte di sovvenzione inviate a grandi organizzazioni, richiederanno proposte più lunghe scritte come una relazione tecnica formale.
Includere nel corpo della proposta un programma per prodotti o attività consegnabili e una stima dei costi. Seguire le specifiche nella RFP. Se la RFP è vaga, ci sono diversi modi in cui puoi gestirlo. Un suggerimento è quello di offrire al tuo potenziale cliente un insieme di opzioni tra cui scegliere. Un'alternativa è fare le tue ipotesi e specificarle nella proposta. Terzo, puoi contattare il potenziale cliente e fare un sacco di domande. Molti clienti lo apprezzeranno, poiché dimostrano che ti interessi per il progetto.
Organizzare la proposta in modo tale da attirare l'attenzione dei lettori e focalizzarli sui punti chiave. Inizia con un riassunto che riassume la tua proposta. Espandi i dettagli, inclusi i costi, nel corpo principale della proposta. Termina con una conclusione che enfatizza i vantaggi della scelta della tua azienda. Tenere gli abstract, i riassunti e le conclusioni concisi e privi del gergo tecnico possibile in modo che siano accessibili a tutti i lettori, indipendentemente dalle conoscenze tecniche. Individua i dettagli tecnici nel corpo della proposta.
Modifica e formatta la proposta, assicurandoti che sia priva di errori e che il documento sia di facile lettura. Enfatizza il modo in cui il tuo progetto soddisferà le esigenze del cliente. Considera di spiegare le qualifiche del personale chiave per il progetto che stai proponendo. Utilizzare gli elenchi (con punti elenco o numeri) per evidenziare i punti chiave. Usa intestazioni e sottotitoli per suddividere grandi blocchi di testo.
Suggerimenti
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Formatta la tua proposta con un approccio "astratto, corpo, conclusione" o ABC.
Stabilire la necessità di ciò che viene proposto.
Sii realistico nelle tue stime dei costi e programma.
Concentrati l'attenzione nella conclusione: questa è la tua occasione per fare un'impressione duratura.
Assicurati che le informazioni sui costi siano facili da trovare, come i lettori lo cercheranno.
