Una società è un'entità separata dalle persone le cui idee l'hanno creata. Quando incorpora un imprenditore, rinuncia allo status di proprietario unico e consente all'azienda di rimanere indipendente come persona giuridica. In cambio, l'imprenditore gode di responsabilità limitata, protezione dei beni personali e benefici fiscali. Sebbene la società sia un'entità in sé, come un essere immaginario, non può eseguire le procedure e il protocollo necessari che devono essere eseguiti affinché la società mantenga il suo status e operi legalmente. Questo servizio di pulizia aziendale deve essere mantenuto.
formalità
Il consulente legale Robert G. André discute le formalità a cui una società deve prestare attenzione nella sua pubblicazione intitolata "Corporate" Housekeeping. "" La società deve rispettare tutti i requisiti del governo, come la presentazione di una relazione annuale allo stato e il mantenimento delle necessarie licenze commerciali. La società deve aderire a tutte le leggi aziendali, che di solito richiedono riunioni annuali degli azionisti, riunioni del consiglio di amministrazione e verbali (una trascrizione) di tali riunioni.Inoltre, gli azionisti devono essere informati delle decisioni che influiscono sul benessere della società. le decisioni, come fusioni, acquisizioni o liquidazioni, non dovrebbero procedere prima del voto degli azionisti.
Finanza
La società deve avere le sue finanze in ordine. Se la società presta denaro a una parte interessata (qualcuno con qualcosa da guadagnare), il prestito deve avere un tasso di interesse legale e infliggere pene in caso di ritardato pagamento come qualsiasi altro prestito. La società deve fornire un capitale sufficiente per far fronte ai propri rischi e responsabilità. Se una società è stata costituita con poco capitale e ha un grosso debito, la corte potrebbe considerare questo come un abuso del sistema e consentire ai creditori di venire dopo i beni personali. Inoltre, eventuali eccessivi "alti stipendi, bonus o altri pagamenti agli addetti ai lavori" potrebbero causare problemi alla società, afferma André.
Gli affari sono affari
Un membro del consiglio di amministrazione o un imprenditore non possono combinare fondi aziendali con fondi personali. Nel suo articolo del 2010 intitolato "Partecipa al servizio di pulizia aziendale", l'avvocato di New York Nina Kaufman definisce questa "commistione di fondi". Questi account devono essere tenuti completamente separati. Mescolare questi fondi è un problema.
Records
Registrazioni e documenti adeguati sono anche essenziali per una corretta gestione aziendale. La società deve disporre di documentazione documentale come i dettagli di ogni riunione in suo possesso, i registri contabili, un registro di ogni azionista e copie di comunicazioni scritte agli azionisti. Una traccia cartacea legittima è la migliore forma di protezione per l'azienda e le sue parti interessate, afferma André.
