Un sistema di gestione stipendi manuale richiede un'applicazione scrupolosa; l'intero processo del libro paga è fatto a mano. La probabilità di errori può essere alta con questo sistema; pertanto, il libro paga manuale è la soluzione migliore se hai pochi dipendenti, ad esempio meno di 10. Il dipartimento del lavoro degli Stati Uniti impone ai datori di lavoro di pagare i dipendenti in modo appropriato per il tempo impiegato. L'IRS e lo stato impongono ai datori di lavoro l'adempimento di determinati obblighi fiscali sui salari. Queste regole si applicano anche se il tuo libro paga è manuale.
Articoli di cui avrai bisogno
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Fogli orari / carta del tempo
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Modulo W-4
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IRS circolare E
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Stato di imposta sul reddito
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Tabelle di ritenuta alla fonte statale
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Macchina da scrivere
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Assegni vuoti
Pagare i lavoratori in base ai dati relativi al cronometraggio. È molto probabile che tu abbia bisogno di lavoratori orari per utilizzare un orologio o per completare i fogli orari settimanali. Pagali in base a quanto indicato dal sistema di indicazione dell'ora.
Per esempio, diciamo che il programma paga è bisettimanale e il dipendente guadagna $ 9 / ora. Il foglio temporale dal lunedì al venerdì per due settimane spettacoli: in -8: 30, pranzo in-1 pm, pranzo out-2 pm, out-6: 30 pm Sottrarre un'ora per il pranzo non pagato, che lo lascia con 9 ore per ogni giorno - 45 ore totali per ogni settimana (9 ore x 5 giorni). Paga le prime 40 ore lavorate per ogni settimana al momento giusto. Paga ore straordinarie (quelle superiori a 40) a 1½ volte la tariffa oraria del dipendente.
Calcolo regolare: 80 ore (40 ore x 2 settimane) x $ 9 / ora = $ 720. Calcolo straordinario: 10 ore (5 ore x 2 settimane) x $ 13,50 ($ 9 / ora x 1,5) = $ 135. Totale bisettimanale = $ 720 + $ 135 = $ 855.
Figura retribuzione salariale. Diciamo che il dipendente riceve uno stipendio annuale di $ 47.000 e viene pagato settimanalmente. Calcolo: $ 47.000 / 52 settimane = $ 903,85, salario settimanale.
Non tutti i lavoratori dipendenti sono esenti dagli straordinari; il DOL definisce questa categoria in modo restrittivo. Controlla con il tuo ufficio del lavoro statale (vedi Risorse) per sapere quali dipendenti sono esenti dagli straordinari.
Calcola deduzioni involontarie. Le deduzioni involontarie sono anche dette deduzioni statutarie. Includono le imposte sui salari, come imposta sul reddito federale, imposta sul reddito statale, imposta sulla sicurezza sociale e imposta Medicare. Consultare la circolare E IRS per le normative fiscali sui salari federali e la vostra agenzia di tassazione statale (vedi Risorse) per le normative fiscali sui salari statali.
Sospendere l'imposta sul reddito federale in base alle tabelle di ritenuta d'acconto della circolare E e al modulo W-4 dell'impiegato. Rifiuta la tassa sulla sicurezza sociale al 6,2% del reddito lordo, fino a $ 106,800 per l'anno. Sospendere la tassa Medicare all'1,45%. Consultare le tabelle delle ritenute d'acconto statali (cfr. Risorse) e il modulo relativo all'imposta sul reddito statale dell'impiegato per determinare la ritenuta d'imposta sul reddito statale. Le detrazioni involontarie comprendono anche i salari; consultare i documenti di sequestro per le istruzioni su come gestire la detrazione.
Calcola deduzioni volontarie. Ciò include le detrazioni che il dipendente ha accettato, come le tasse di parcheggio, le quote sindacali, i benefici pensionistici e sanitari. La detrazione varia in base al tipo di piano. Effettuare la detrazione in base alla frequenza di retribuzione del dipendente, ad esempio la detrazione medica per una settimana se versata settimanalmente e il contributo di pensione per due settimane se pagato bisettimanale.
Suggerimenti
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Dati della carta orario rotondi in alto o in basso fino ai cinque minuti più prossimi, un decimo o un quarto d'ora.
Verifica salari e detrazioni prima di scrivere / stampare buste paga. Stipendi a mano e buste paga o stampali su una macchina da scrivere.
