Il libro paga delle piccole imprese è un'area altamente regolamentata che coinvolge tutto, dalle informazioni personali dei dipendenti ai requisiti legali del governo federale. Questa è un'area di attività che, se non eseguita correttamente, può trarre conseguenze dure. Implementare il miglior software di contabilità salariale per il tuo tipo di attività, avere una sequenza di elaborazione del libro paga e comprendere le regole e le normative fiscali sui salari esistenti, tutti si combinano per assicurare il successo nella gestione di questa area in modo corretto, efficace ed efficiente. La tempestività e l'aderenza ai dettagli sono imperativi.
Articoli di cui avrai bisogno
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Forme e pubblicazioni sui salari
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Sistema di contabilità dei salari
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Conto bancario del libro paga
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Contabilità delle buste paga
Determina il periodo di paga. La tua busta paga viene elaborata giornalmente, settimanalmente, bisettimanale o mensilmente? Sviluppare un programma mensile e attenersi ad esso. Distribuisci un calendario con la data di fine del periodo di paga (data in cui i dipendenti devono avere tessere del tempo) e la data di pagamento stabilita su di esso.
Sviluppare moduli di buste paga interne come richieste di congedi per malattia, richieste di ferie e richieste di assenze per assenza. Ordina i moduli e le pubblicazioni dell'IRS. I moduli essenziali relativi agli stipendi per ordinare dall'IRS includono Circular E, una pubblicazione che contiene tutto ciò che il piccolo imprenditore deve sapere sul libro paga e le imposte in questione, W-9 per gli importi trattenuti dai dipendenti, 941 (dichiarazione dei redditi trimestrale) e 940 (dichiarazione dei redditi annuale).
Acquista software di contabilità salariale specifico per il tuo tipo di attività; ad esempio: orientato al servizio, produzione, vendita al dettaglio, ospitalità o assistenza medica. Ogni programma avrà aspetti rivolti alla tua area di specializzazione nel tentativo di rendere il processo di gestione stipendi più efficiente possibile.
Aprire un conto bancario delle buste paga. Avere un conto bancario specifico per la busta paga aiuterà a conservare i registri, separando le operazioni finanziarie dell'azienda dalle buste paga. Può anche essere usato per tracciare le tasse sui salari. Inoltre, imposta subito la registrazione elettronica per le imposte sui salari.
Ordinare gli assegni sulle buste paga con il nome e l'indirizzo della ditta su di essi, una volta aperto il conto bancario del libro paga. Questo può essere fatto attraverso il tuo istituto finanziario o una fonte esterna. Assicurati che i controlli siano conformi al tuo programma di contabilità.
Dare a ogni nuovo noleggio un W-9, determinare il loro tasso di paga e informarli su come inviare le loro ore al libro paga. È tramite la carta del tempo o il foglio del tempo? Sottolinea l'importanza di inviare le informazioni in tempo per la persona del libro paga.
Inserisci i dati dei dipendenti. Dopo aver ricevuto tutte le presentazioni del libro paga dei dipendenti, iniziare a immettere le ore, le assenze per malattia, le ferie pagate e non retribuite, le detrazioni come l'assegno per i figli e le guarnizioni nel software di contabilità delle buste paga. Ci sarà un rapporto sulle buste paga che riassume le informazioni. Ricontrolla questi dati per verificare la correttezza dei dati immessi.
Determina le tasse sui salari. Una volta immessi tutti i dati sui salari dei dipendenti, verranno calcolate le imposte sui salari. Il tuo software di contabilità salariale calcolerà questo importo, inclusa la quota di corrispondenza del datore di lavoro per FICA. Verifica queste cifre leggendo la tua circolare E e calcolando l'importo manualmente.
Stampa e distribuisci i controlli del libro paga. La stampa delle verifiche sui salari comporta anche la fase di registrazione delle transazioni sugli account dei salari. Verifica che le informazioni siano state pubblicate correttamente. Distribuisci gli assegni quando sei pronto.
Invia le tasse sui salari. Per evitare eventuali sanzioni e interessi potenziali, si consiglia di inviare elettronicamente le imposte sui salari all'IRS al termine dell'elaborazione delle buste paga. Verificare con il proprio stato e le autorità locali per i loro requisiti di presentazione.
Suggerimenti
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Se ritieni che la tua attività commerciale sia troppo piccola per giustificare un account separato sui salari che includa controlli separati sui salari, usa gli assegni societari ai fini del libro paga. Scrivi gli importi della trattenuta da qualche parte sull'assegno, eventualmente sul modulo di controllo.
avvertimento
Essere consapevoli della facilità di non pagare le imposte sui salari non avendo un conto bancario separato impostato appositamente per gli scopi del libro paga.
