Tipicamente utilizzati nel settore pubblico, i documenti informativi sono brevi documenti che includono riassunti di un particolare problema e la linea d'azione suggerita per andare avanti con esso. In un ambiente aziendale, un briefing paper può essere utilizzato da un assistente esecutivo per informare l'amministratore delegato di un problema che verrà discusso nella prossima riunione del consiglio di amministrazione, ad esempio. In questo caso, l'amministratore delegato potrebbe voler conoscere lo sfondo e il contesto del problema e le eventuali fasi successive in modo che possa discutere le specifiche con i membri del consiglio di amministrazione. Se stai cercando di scrivere un briefing paper per qualcuno nel tuo business, assicurati di mantenerlo preciso e sintetico.
Formato di una scheda informativa
Come suggerisce il nome, i documenti informativi devono essere brevi. In genere, è necessario tenere il foglio sotto due pagine in modo che sia facile da leggere e assorbire. Lo scopo di un documento informativo è quello di informare il destinatario su un problema complesso, fornire il contesto ad alto livello e includere raccomandazioni su cosa fare dopo. Ciò lo aiuta a essere consapevole dei punti salienti al fine di prendere qualsiasi decisione necessaria o completare le attività correlate. I documenti informativi sono scritti in un linguaggio semplice e chiaro e spesso includono punti elenco invece di paragrafi densi, quindi sono facili da scansionare.
L'inizio del documento informativo
Includi il nome di chi stai scrivendo il documento informativo, la data corrente e l'oggetto della nota informativa in alto. Molte note informative iniziano con una sezione "Scopo", che viene utilizzata per identificare il motivo della nota. Ciò contribuirà ad avvisare il lettore sul motivo per cui queste informazioni sono importanti per loro.
Lo scopo di questo documento è di informare il presidente dei dettagli relativi all'incidente della polizia nel nostro ufficio di Saint Louis il 3 settembre. Poiché l'incidente è diventato notizia nazionale, il presidente può ricevere domande dai membri dei media.
In alternativa, alcune note informative iniziano con una sezione "Problemi", in cui è possibile includere eventuali problemi a portata di mano che devono essere risolti.
Il corpo principale del documento informativo
Il corpo del documento informativo dovrebbe includere una sezione su "Considerazioni chiave", in cui è possibile annotare il contesto o lo sfondo del problema e qualsiasi informazione pertinente di cui il lettore dovrebbe essere a conoscenza.
Cose da considerare: l'autore non è, e non è mai stato, un dipendente di questa azienda. Ha agito da solo, senza l'aiuto di nessuno nella nostra struttura. Mentre i dipendenti aprivano porte sicure, lo facevano sotto costrizione e secondo le procedure di sicurezza. Tre impiegati saranno decorati dal dipartimento di polizia di Saint Louis per il loro coraggio nell'aiutare a sottomettere il colpevole.
Quindi, delinea la linea d'azione suggerita in una sezione "Passaggi successivi". Qui puoi includere possibili risultati e scenari basati sulle soluzioni disponibili.
Aiuto per dare una risposta
Alcuni documenti informativi includono anche "Speaking Notes". Qui è possibile includere punti specifici che il lettore deve affrontare se stanno tenendo un discorso o tengono una riunione relativa all'argomento in questione. Invece di scrivere un discorso che dovrebbero leggere, è meglio includere brevi punti elenco con gli argomenti che dovrebbero menzionare. Questo li aiuterà a spiegare la questione con le loro stesse parole.
Alla fine del tuo briefing paper, includi le tue informazioni di contatto in modo che il lettore possa raggiungerti facilmente se hanno domande.
