Breve. Se ci pensate, i linguisti non avrebbero potuto scegliere un termine migliore per descrivere i documenti aziendali che riassumono "bisogno di sapere" le informazioni per i dirigenti che non hanno il tempo o la voglia di guadare attraverso enormi dissertazioni. Se ti viene chiesto di preparare una relazione informativa, tieni a mente le parole "succinta" e "concisa" mentre estrapoli i dati chiave che i tuoi capi si aspettano di trovare. Adotta un approccio in due fasi: pensa come uno scrittore quando estrai i dati dai rapporti, quindi diventa un editor il cui obiettivo è quello di soppesare ogni parola per avere un impatto lasciando intatti i dati critici.
Comprendere lo scopo di una relazione informativa: i dirigenti cercano "un prodotto di un'analisi e non l'analisi stessa", quindi tienilo a mente quando costruisci il tuo brief da informazioni presenti nel report di origine.
Inizia la breve affermando il problema / situazione, spiegane la pertinenza e poi ripeti - in un linguaggio preciso e accurato - le prove e le conclusioni contenute nel rapporto principale. Adotta la piramide inversa del giornalista per strutturare il tuo brief. Estrapolare e quindi impegnarsi a stampare i dati più importanti all'inizio. Aggiungi informazioni meno importanti in ordine decrescente per creare il corpo del brief.
Usa l'inglese semplice privo di sensazionalismo, superlativi e lanugine per perfezionare il tuo riassunto. Includere gli orari, le diverse prospettive in cui supportano o rifiutano la tua tesi e affronta tutto nella nomenclatura del tuo pubblico di destinazione. Sforzati di rendere il breve auto-contenente una sinossi che non richiede allegati o documentazione estranea per spiegare i punti importanti indicati nel rapporto originale.
Utilizza intestazioni, sottotitoli e punti elenco per aiutare i dirigenti a muoversi senza sforzo attraverso il rapporto informativo. Rivisitare i paragrafi lunghi e tagliarli per stringere il ritmo della relazione. Dare misure o numeri specifici in modo che nulla è lasciato all'immaginazione. Verifica ogni punto per la precisione. In particolare, se ci sono discrepanze nei dati, spiega perché si sono verificati.
Invia il tuo report di briefing al test di obiettività per assicurarti di aver omesso il bias per non rischiare di avere i dati in discussione e la tua capacità di formulare questo tipo di rapporto messo in discussione.Err sulla parte di cautela se il report principale da cui si sta disegnando i dati non ha conclusioni dirette che sono state raggiunte. Piuttosto, dichiaro che quindi non c'è fraintendimento su di te, l'autore, che ha lasciato informazioni critiche.
Suggerimenti
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Assicurati di differenziare il rapporto informativo da un sommario esecutivo, un documento più lungo che può essere eseguito fino a 10 pagine e include un invito all'azione che non appartiene al corpo di un brief esecutivo.
