Comunicare efficacemente con i dipendenti è una delle sfide per essere un manager. A differenza di una conversazione personale, in cui il messaggio può essere adattato alla persona che lo riceve, quando parli ai dipendenti nel loro complesso, devi parlare in uno stile appropriato per tutti. Questo può essere particolarmente difficile quando si scrive un promemoria negativo, uno critico o che fornisce cattive notizie. La valutazione di una tale missiva richiede che il manager sia diretto, ma anche pieno di tatto. L'obiettivo dovrebbe essere quello di incoraggiare i dipendenti a cambiare le loro azioni senza generare cattivi sentimenti.
Consegnare prima le cattive notizie. Quando scrivi un promemoria negativo, generalmente è meglio arrivare subito alle cattive notizie. Includere una quantità significativa di lead-up del messaggio ha diversi inconvenienti: primo, può far sembrare che tu stia stancando; secondo, alcuni dipendenti potrebbero smettere di leggere prima di arrivare al punto del memo; e terzo, se il messaggio è stato anticipato, molti dipendenti salteranno comunque l'introduzione. Il tono di questa sezione dovrebbe essere semplice e i fatti esposti chiaramente. Cerca di evitare la rabbia o l'eccessiva negatività.
Offri incoraggiamento. Dopo aver tracciato le cattive notizie, sposta il tono e il focus del memo in modo che sia leggermente più ottimistico. Se la tua lettera è stata critica, offri parole di elogio e incoraggiamento. Se hai fornito notizie spiacevoli, sottolinea il positivo. L'obiettivo del tuo lavoro di manager è di condurre, un compito che non è mai più vitale che in tempi di difficoltà.
Presenta una soluzione. Uno dei dilemmi che i dipendenti spesso affrontano quando ricevono una nota negativa non è sapere quale azione il loro supervisore vorrebbe che facessero ora. Nella terza e ultima parte della lettera, delineare una linea di condotta chiara che i dipendenti possono adottare per migliorare la situazione. Questa istruzione dovrebbe fornire passaggi chiari per i dipendenti e dovrebbe essere fornita in un tono ottimista.
Leggi ad alta voce. Prima di inviare il promemoria, dovresti guardarlo e leggerlo ad alta voce. Leggi ad alta voce prima a te stesso e poi ad almeno un'altra persona che può fornire un feedback. Ascolta attentamente le tue scelte di parole e prova a sentire qualsiasi linguaggio che potrebbe essere interpretato erroneamente. Dopo aver apportato queste correzioni, la lettera deve essere revisionata per grammatica, punteggiatura e ortografia - per mostrare ai tuoi dipendenti che hai scritto la lettera con cura.
