Un memo ben scritto può aiutarti a ottenere rapidamente l'approvazione per l'acquisto di computer per la tua azienda o organizzazione. Il memo deve indicare chiaramente la necessità per i computer, perché l'acquisto dovrebbe essere fatto ora e delineare chiaramente eventuali alternative. Il promemoria dovrebbe essere basato su motivi commerciali e non su desideri personali.
Raccogli informazioni sullo stato attuale dei computer della tua organizzazione. Scopri se ci sono abbastanza computer per tutti i membri dell'organizzazione, le loro condizioni di lavoro e quando sono stati acquistati. Scopri il prezzo di acquisto originale e confrontalo con i prezzi correnti. Raccogli dati sui soldi spesi per le riparazioni. Documenta la qualità dell'attrezzatura e se è diventata obsoleta. Interview le persone che utilizzano i computer attuali. Chiedi dei loro gusti e antipatie. Chiedi se sentivano che i loro computer a casa erano migliori dei loro computer dell'ufficio e, in tal caso, perché.
Contatta i tuoi colleghi in altre organizzazioni. Raccogli più informazioni possibili sui computer che stanno utilizzando, per quanto tempo sono stati in servizio e su eventuali piani di aggiornamento.
Prendi in considerazione l'utilizzo dei dati raccolti per completare un'analisi SWOT. SWOT è sinonimo di punti di forza, punti deboli, opportunità e minacce. Un'analisi SWOT è particolarmente utile quando si tenta di giustificare un grande acquisto per una grande organizzazione. Tuttavia, preparare uno SWOT per qualsiasi decisione potrebbe aiutarti a costruire una discussione migliore. Un'analisi SWOT ti aiuterà a determinare quanto sia forte la tua tecnologia informatica oggi, i suoi punti deboli e le opportunità di miglioramento. Verranno inoltre esaminate le minacce, ad esempio il modo in cui la tua azienda potrebbe rimanere indietro rispetto ai tempi e perdere attività ai concorrenti se continua con una tecnologia obsoleta. Infine, raccogli informazioni sui prezzi da diversi fornitori.
Scrivi il memo utilizzando tutti i dati che hai richiesto. Assicurati di concentrarti sul business case per l'acquisto; l'ordine di acquisto effettivo verrà dopo. Discutere in modo chiaro e persuasivo. Presenta il promemoria e ottieni l'approvazione.
