Spesso è economicamente conveniente per un datore di lavoro chiedere ai dipendenti di guidare le proprie auto quando sono al lavoro, piuttosto che investire in veicoli di proprietà dell'azienda. Tuttavia, questo impone un costo al dipendente. Le organizzazioni pagano spesso rimborsi di miglia per attrarre e mantenere buoni lavoratori. Seguendo le linee guida dell'Internal Revenue Service per il rimborso dei costi operativi dei veicoli in base al chilometraggio, sia il datore di lavoro che il dipendente presentano significativi vantaggi fiscali.
Nozioni di base sul rimborso delle miglia
Ogni anno, l'IRS pubblica una tariffa standard aggiornata per il rimborso delle spese deducibili dalle tasse. Il tasso riflette il costo medio di funzionamento di veicoli a motore come auto, furgoni e SUV. Ad esempio, la tariffa standard per il 2015 è di 57,5 centesimi al miglio. L'IRS imposta la tariffa a un livello che copre non solo la benzina, ma i normali costi operativi, comprese le assicurazioni, le licenze e la manutenzione. I datori di lavoro possono tenere traccia delle spese effettive del veicolo, ma generalmente non lo fanno, dal momento che l'utilizzo della tariffa standard rende superfluo il mantenimento dei registri extra. La tariffa standard non include articoli come parcheggi o pedaggi. I datori di lavoro possono rimborsare questi costi come spese aziendali, ma devono essere gestiti come articoli separati.
Viaggi d'affari consentiti
I datori di lavoro possono pagare solo rimborsi chilometrici esentasse per la guida al lavoro. Ciò significa che un dipendente non può fare commissioni personali e rivendicare il viaggio come una spesa aziendale. Ad esempio, un viaggio per incontrare i clienti è deducibile, ma fare un viaggio laterale per fare un deposito bancario personale non è. Inoltre, la guida tra lavoro e casa ogni giorno non è un viaggio deducibile. A volte i datori di lavoro pagano in anticipo il chilometraggio, soprattutto per lunghi viaggi di lavoro. Quando questo è fatto, il dipendente deve restituire qualsiasi importo non utilizzato.
Monitoraggio dei viaggi d'affari
I requisiti della documentazione per il rimborso delle miglia in caso di IRS sono semplici quando viene utilizzata la tariffa standard. Questo perché la tariffa standard copre tutti i normali costi operativi, quindi un datore di lavoro non è tenuto a tenere traccia dei costi come il gas e le riparazioni. Un dipendente deve fornire un registro dei viaggi relativi al lavoro. Di solito mantengono un registro dei percorsi e devono inviarlo per il rimborso a intervalli regolari. Ogni voce del registro deve includere le letture del contachilometri iniziale e finale. Le voci devono anche fornire una breve descrizione dello scopo del viaggio e della destinazione.
Rimborso e tasse
Se un datore di lavoro paga un dipendente più dell'importo consentito, l'eccedenza è un risarcimento tassabile e deve passare al W-2 del dipendente in quanto tale. In caso contrario, il rimborso del chilometraggio è una spesa aziendale deducibile per il datore di lavoro. Il dipendente non ha alcuna responsabilità fiscale per il rimborso fino all'aliquota normale e il denaro non viene segnalato come risarcimento sul W-2. Quando i datori di lavoro scelgono di pagare un importo inferiore, i dipendenti possono cancellare la differenza sulle loro dichiarazioni dei redditi.
