L'Internal Revenue Service consente ai contribuenti di detrarre le spese relative all'utilizzo di un'automobile o di un camion per motivi di lavoro. Mentre si può scegliere di cancellare i costi effettivi dell'utilizzo di un veicolo per le imprese, la maggior parte delle persone sceglie di prendere la deduzione del chilometraggio standard, che nel 2014 era di 56 centesimi al miglio. Ma non puoi semplicemente indovinare le tue miglia aziendali. L'IRS richiede che tu tenga i registri per dimostrare che le miglia che detratti sono accurate e che erano veramente per scopi commerciali.
Requisiti IRS
I regolamenti IRS per i contribuenti che scelgono di detrarre la tariffa chilometrica standard richiedono un registro che mostri "miglia percorse, destinazione e scopo commerciale". Non includi questo registro con i moduli fiscali inviati alla fine dell'anno, ma devi mantenerlo come prova se l'IRS mette in discussione la tua detrazione di chilometraggio, o se sei mai stato controllato. Il registro dovrebbe includere informazioni sufficienti per soddisfare l'auditor. Ad esempio, se si registra che il 12 gennaio, hai guidato 9 miglia per un incontro con un cliente, essere pronti a dimostrare che la distanza era in realtà 9 miglia. E il tuo scopo dichiarato deve includere abbastanza dettagli per l'auditor per determinare che si trattava di un legittimo viaggio d'affari.
Miles You Deduct
L'IRS definisce anche ciò che considera il chilometraggio deducibile per le imprese. Ad esempio, non puoi detrarre le miglia tra casa tua e la tua sede di attività. Ma puoi dedurre la distanza tra due diversi luoghi di attività. Puoi detrarre il chilometraggio tra il tuo ufficio e gli uffici dei clienti che inviti, anche se il tuo ufficio è a casa tua. Se ti rechi a una conferenza o a una riunione o a partecipare a un seminario che ti avvantaggerà nella tua attività, questo è considerato come una deduzione aziendale. Se il tuo viaggio combina obiettivi sia aziendali che personali, puoi detrarre solo la parte commerciale del viaggio. Ad esempio, se si guida l'ufficio postale per spedire documenti a un cliente, quindi si ferma al supermercato per prendere la cena, è possibile detrarre solo il chilometraggio associato al viaggio all'ufficio postale, non al negozio di alimentari.
Documenti elettronici
Le app per smartphone, tablet e personal computer automatizzano il monitoraggio del chilometraggio aziendale. Tali app consentono di inserire informazioni chiave, come la destinazione e lo scopo del viaggio, e calcolano il chilometraggio. Molti di questi programmi consentono di esportare i dati in un foglio di calcolo. Puoi anche installare il software di posizionamento globale nella tua auto per tenere traccia di tutti i tuoi chilometri. Tuttavia, come osservato nell'articolo del New York Times del 2006 sul software di tracciamento, il software potrebbe essere soggetto a problemi tecnici e crash hardware, pertanto è fondamentale eseguire backup regolari dei dati.
Record scritti
Uno dei modi più semplici per tenere traccia del chilometraggio è tenere un registro scritto nella tua auto - in un quaderno o in un modulo di registro delle miglia stampato dal computer o in un negozio di forniture per ufficio. Sviluppa l'abitudine di registrare le letture del contachilometri iniziale e finale ogni volta che utilizzi la tua auto per lavoro, oltre a notare lo scopo commerciale del viaggio. Compila le informazioni per ogni viaggio e totalizza le miglia alla fine dell'anno. È inoltre possibile utilizzare altra documentazione, ad esempio stampe di indicazioni stradali o mappe, come ulteriore backup per le detrazioni sul chilometraggio.
