Una richiesta di proposta (RFP) è un documento in cui solleciti gli appaltatori a fare un'offerta per il lavoro che vuoi eseguire. Descrive i dettagli delle attività, le qualifiche richieste, i termini del contratto, le scadenze per la presentazione e le istruzioni su come rispondere. In genere invii una lettera di intenti poche settimane prima della proposta di risposta effettiva alla RFP. Questo dà all'emittente RFP un'idea di quante risposte aspettarsi. Sebbene sia possibile trovare modelli RFP e lettere di intenti di qualità online, è consigliabile esplorare prima esempi di come si dovrebbe rispondere e cosa includere o tralasciare.
Decifra i dettagli
Prima di rispondere a un RFP, leggerlo attentamente. In definitiva, la tua proposta di risposta dovrebbe includere dettagli su come produrre risultati che soddisfino i requisiti. Siate cauti se i requisiti RFP non indicano chiaramente le funzioni desiderate o sono ambigui in alcun modo. Non vuoi ritrovarti inadeguato nel soddisfare i requisiti alla fine del progetto. Cerca le metriche che definiscono il modo in cui verrà misurata la conformità. Valutare le sanzioni per non conformità e soppesare il rischio. Comprendere come qualsiasi contratto risultante sarebbe documentato, monitorato e gestito per far rispettare l'accordo. Se l'emittente è aperto alle domande, contattalo per risolvere qualsiasi aspetto vago. Quindi, puoi inviare la tua lettera di intenti con fiducia.
Esempio di base e struttura di una lettera di intenti RFP
Una volta che si decide di rispondere, inviare immediatamente una lettera di intenti RFP alla società che emette la RFP in cui si afferma che si intende presentare una proposta. Ciò garantisce che riceverai aggiornamenti o modifiche alla RFP originale. Non rispondere con una lettera scritta a mano o usare la posta elettronica se non esplicitamente istruito a farlo. Inizia la tua lettera indicando perché sei interessato. Riconosci la scadenza. Includi le tue informazioni di contatto. Come esempio del corpo della tua lettera, può essere semplice come:
"Vorremmo indicare il nostro interesse per la richiesta di proposta di riferimento (RFP) e per essere informati di eventuali aggiornamenti prima della nostra presentazione alla data richiesta."
Puoi, naturalmente, includere più dettagli. Evita di fare domande chiare, che potrebbero rendere ambiguo il tuo intento.
Che dire di un tempo per negoziare?
I negoziati sui prezzi iniziano in genere più tardi, ad esempio nella fase di offerta iniziale, se si effettua la lista. Tuttavia, è possibile scegliere di includere un paragrafo o due nella lettera di intenti, delineando le esigenze di finanziamento del progetto. Ma sappi che portare a termine questioni finanziarie troppo presto potrebbe influire sulla tua possibilità di segnare un contratto.
Invia in modo sicuro
Vuoi assicurarti che la tua lettera arrivi; inviarlo tramite posta certificata in modo da ottenere una ricevuta con il record di consegna. (Questo servizio postale degli Stati Uniti offre questo servizio a un prezzo basso; consulta il loro sito web per i prezzi correnti.) Puoi anche tenere traccia delle informazioni di consegna online. Dovresti quindi essere pronto a scrivere la tua proposta effettiva per definire i diritti e gli obblighi contrattuali.
