Mentre l'era digitale crea meno carta, cresce la domanda di archiviazione elettronica. Le linee guida stabilite dal team di gestione delle informazioni di un'organizzazione per creare, accedere, archiviare e infine distruggere i record dettano i termini del ciclo di vita dei record elettronici. Il ciclo di vita dei record elettronici include la creazione, l'uso, lo stoccaggio e la disposizione per la maggior parte delle entità aziendali e governative. Alcune organizzazioni archiviano determinati record ritenuti inestimabili, come l'ultima fase del ciclo di vita quando non vengono distrutti.
Creazione
Una delle maggiori sfide per qualsiasi sistema di gestione elettronica è quella di documentare l'origine di nuovi record in modo logico e coerente per uso futuro, recupero e archiviazione. Ciò che costituisce un record è stabilito dal manuale della politica dell'organizzazione, che è stato scritto con gli statuti federali e statali in mente. Se correttamente identificato all'inizio del ciclo di vita, un record è facilmente accessibile fino a quando l'utilità del record scade e viene distrutta. A seconda dell'organizzazione, alcuni record vengono creati automaticamente dal sistema quando determinati dati vengono inseriti nel computer. Altri sistemi richiedono a un individuo di creare un record manualmente.
Uso
Una volta che un record viene creato elettronicamente, viene normalmente distribuito e utilizzato come strumento informativo per scopi aziendali o governativi. Per questo motivo, i record sono archiviati in un repository per un facile accesso. Mentre è attivo, la maggior parte dei record viene archiviata, ma è accessibile tramite un database con informazioni identificative che etichettano il record.
Stoccaggio e manutenzione
Dopo che un file è stato utilizzato e non è più necessario regolarmente, un record viene spesso memorizzato come inattivo. Le registrazioni devono essere conservate per l'accesso prima di essere distrutte secondo le regole indicate come criterio organizzativo. Parte della ragione di tale enfasi sulla corretta conservazione riguarda i problemi di privacy. La politica organizzativa prudente affronta la sicurezza come una parte importante della manutenzione record responsabile.
Disposizione
Le registrazioni devono essere accessibili per un certo numero di anni per conformarsi alle leggi federali e statali. La maggior parte della politica organizzativa in merito alla conservazione e alla disposizione dei record utilizza gli statuti federali e statali come requisiti minimi per la conservazione dei record. Le aziende tengono registri per scopi di contenzioso, nel caso in cui siano costretti a difendere determinate azioni commerciali prese in passato. Il modo in cui i documenti vengono smaltiti è di importanza fondamentale. Poiché i file elettronici possono essere ripristinati in mani esperte, è fondamentale che i file elettronici vengano cancellati senza possibilità di recuperare le informazioni.
