La gestione del progetto è una disciplina che prevede la pianificazione, l'organizzazione e il monitoraggio di un progetto entro i limiti di tempo, budget e risorse allocate per esso. I progetti iniziano definendo un obiettivo basato su un'esigenza dimostrata e concludono dimostrando che il progetto e l'obiettivo raggiunto hanno effettivamente soddisfatto il bisogno. Per fare ciò, il progetto è guidato attraverso le fasi di definizione, pianificazione, esecuzione e consegna.
Definizione
La fase di definizione è la prima e viene talvolta indicata come fase di iniziazione. In questa fase, il project manager viene assunto o nominato e quindi seleziona una squadra. Durante questa fase, la necessità di essere soddisfatte dal progetto è accuratamente definita. I soggetti interessati dal problema vengono consultati, i bisogni vengono discussi e le soluzioni vengono discusse. Anche la prima documentazione del progetto viene generata durante questa fase. Ciò in genere implica una giustificazione del processo aziendale per il processo, una panoramica del progetto e la definizione delle pietre miliari. Le pietre miliari sono punti in cui viene misurato il progetto per assicurare che sia sulla buona strada.
Pianificazione
Durante la fase di pianificazione, le singole fasi del progetto sono definite dall'inizio alla fine. Vengono definiti obiettivi chiave come obiettivi specifici, vantaggi per il business e obiettivi del progetto; viene definita anche la governance o la struttura di gestione del progetto. La struttura di gestione in questo caso comporta la definizione di chi è responsabile di cosa e chi segnala a chi. Definire con cura le fasi del progetto, i deliverable e la struttura di gestione fin dall'inizio è importante in modo che la responsabilità e la misurabilità possano essere mantenute durante tutto il processo e che i conflitti possano essere risolti rapidamente.
Esecuzione
La fase di esecuzione del progetto è in genere la fase più lunga di gestione del progetto. Come suggerisce il nome, è durante questa fase che viene eseguito il lavoro effettivo sul progetto. Mentre il lavoro è in corso, i project manager monitorano i progressi, verificano i lavori finiti e i prototipi e risolvono eventuali problemi. Man mano che la fase di esecuzione si sposta verso il completamento, i gruppi interessati dal progetto vengono informati e coinvolti nel progetto per assicurare che gli obiettivi vengano raggiunti, rispondere a qualsiasi domanda e produrre qualsiasi documentazione richiesta, come i manuali.
Valutazione e chiusura
La fase finale del ciclo di vita della gestione del progetto è denominata fase di valutazione o chiusura. È durante questa fase che il progetto finito viene presentato e analizzato per determinare se è stato un successo. Questa è anche la fase di apprendimento. Il debriefing si svolge sul progetto complessivo a beneficio dei progetti futuri. Vengono discussi tutti i problemi sorti insieme alle lezioni apprese e possibili modi in cui le cose potrebbero essere fatte meglio la volta successiva. A questo punto, un avviso finale e un avviso di chiusura del progetto vengono generalmente inviati alla direzione.
