La serie completa di bilanci della tua azienda include un bilancio, un conto economico e un rendiconto finanziario. Combinati, rispondono a domande chiave sulla tua salute finanziaria. La tua azienda sta trasportando troppo debito? Quanto è redditizio? Quanti soldi hai a disposizione? I cinque elementi dei principali bilanci sono attività, passività, patrimonio netto, entrate e spese.
I cinque elementi definiti
I cinque grandi sono gli elementi essenziali della posizione finanziaria della vostra azienda. Insieme mostrano come sta andando la tua azienda.
Le attività sono tutto ciò che la tua attività possiede e generano benefici economici attraverso periodi contabili multipli, ad esempio; edifici, attrezzature di produzione, brevetti, denaro contante, crediti e terreni. Le attività sono diverse, ad esempio, dall'elettricità, che genera benefici economici ma si consuma immediatamente. La tua bolletta energetica è una spesa, non una risorsa. Le forniture possono andare in entrambi i modi. Le forniture sono beni fino a quando non vengono utilizzati e una spesa quando vengono utilizzati.
Le passività sono qualsiasi cosa che sei obbligato a pagare a una persona, un'azienda o un governo. I debiti, le imposte dovute e gli stipendi pagabili sono tutte passività. A differenza delle spese, che vengono sottratte dal vostro reddito in bilancio, le passività vengono sottratte dal valore totale delle vostre attività. Ciò che rimane è l'equità dei proprietari.
Contabilità definisce equità in diversi modi. Il capitale dei proprietari è l'importo che i proprietari investono in una società, oltre ai guadagni non distribuiti, che sono i soldi che la società produce e non spende o distribuisce come dividendi. L'equità è anche definita come parte dell'equazione del bilancio: sottrarre le passività totali dal valore totale delle attività e si vede quanto vale l'equità del proprietario. Se la società ha un sacco di debito o il suo patrimonio perde valore, il patrimonio netto può essere inferiore a quello dei proprietari.
Il ricavo è il reddito che l'azienda genera durante il periodo coperto dalla dichiarazione. I ricavi operativi provengono dalla società che vende beni o servizi. Le entrate non operative provengono da altre fonti, come gli interessi sui prestiti o il rendimento degli investimenti. Se la contabilità viene eseguita su base di cassa, si segnalano le entrate quando vieni pagato. Se si utilizza la contabilità per competenza, si registrano le entrate quando si guadagna. Se, ad esempio, si fa un lavoro di $ 1.000 per un cliente a credito, si registrano i $ 1.000 non appena il lavoro è completo.
Una spesa, il rovescio della medaglia, è il denaro che spendi per guadagnare. Affitto, utenze e salari sono tutte spese. Anche l'ammortamento, che è una perdita di valore di un bene con l'invecchiamento, è una spesa. Il costo dei beni venduti è una categoria di spesa che copre le spese relative alla fornitura degli articoli o servizi che vendi, come manodopera, materiali e ore fatturabili. Se si utilizza la base di competenza, si segnalano le spese non appena si deve il denaro, non quando si paga il conto; la base di cassa riporta la spesa quando viene pagata la bolletta.
Elementi di posizione finanziaria
I cinque elementi delle dichiarazioni finanziarie interagiscono e si influenzano a vicenda. I ricavi e le spese, ad esempio, sono le componenti del conto economico. Quando stai preparando una dichiarazione trimestrale, la parte superiore della dichiarazione mostra i tuoi ricavi netti dalle vendite. Da questo totale, si sottraggono le spese quindi si aggiungono entrate non operative e si sottraggono le spese non operative. Il risultato di questo calcolo è il tuo reddito netto, che ti dice quanto è stata redditizia la tua azienda per quel periodo. I tuoi guadagni hanno superato le tue spese? Da quanto? Le entrate operative sono più significative delle entrate non operative? A queste domande viene data risposta mentre rivedi il tuo conto economico.
Tuttavia, le entrate riportate nel conto economico potrebbero non essere state raccolte o le spese potrebbero non essere state pagate. Ecco dove arriva un rendiconto del flusso di cassa. Diversamente dal conto economico basato sulla competenza, un rendiconto finanziario si concentra solo sul cambio di denaro. Ad esempio, i pagamenti dei clienti influenzano il flusso di cassa e, al contrario, i crediti non lo fanno. Un modo per creare il rendiconto del flusso di cassa è di prendere il conto economico ed eliminare le entrate che non hai raccolto e le spese che non hai pagato. Se gestisci la tua attività utilizzando la contabilità di cassa, non è necessario un rendiconto del flusso di cassa separato.
Le entrate influiscono anche sul bilancio. Supponiamo che tu porti $ 475.000 nel trimestre, con spese di $ 250.000. Il reddito netto di $ 225.000 si aggiunge alle tue attività e viene registrato su crediti o denaro, a seconda di come è stato pagato. All'aumentare del valore delle attività, aumenta anche l'equità dei proprietari.
Perché la materia dei cinque elementi
Le dichiarazioni finanziarie sono fondamentali per valutare la salute finanziaria della vostra azienda. Il conto economico mostra le entrate e le spese per il mese, il trimestre o l'anno. Se stai correndo in rosso o se i profitti sono sottilissimi, potrebbe essere un segnale di avvertimento per i problemi finanziari che ci attendono. Il rendiconto del flusso di cassa mostra quanti soldi hai a disposizione. Anche se sei redditizio, hai bisogno di denaro contante per pagare la bolletta dell'acqua o i tuoi dipendenti. Il bilancio finanziario è un'istantanea delle vostre attività, passività e patrimonio netto alla fine del periodo di riferimento.
Il modo in cui le dichiarazioni ritraggono i cinque elementi (attività, passività, patrimonio netto, entrate e spese) fornisce informazioni a chiunque, all'interno o all'esterno dell'azienda, sia preoccupato per la sua salute finanziaria. Le informazioni possono portare a più domande, ad esempio, se i ricavi sono inferiori a questo trimestre rispetto al trimestre precedente, c'è un problema? Se il bilancio mostra passività significative, è un segno che hai assunto troppo debito? Se le entrate sono alte, ma c'è poco denaro, devi spingere i clienti a pagare più rapidamente? Stai facendo decisamente meglio o peggio della media nel tuo settore?
Perché gli audit sono importanti
Ci sono molti modi in cui un'azienda può fondere i cinque elementi per far sembrare il business finanziariamente salutare sui bilanci quando, in realtà, è in difficoltà:
- Crea vendite che non sono mai accadute.
- Segnala entrate prima di averlo guadagnato.
- Inevitabile il valore delle attività.
- Rivendica attività che non esistono.
- Creare false spese per coprire l'appropriazione indebita. Ad esempio, un manager registra un acquisto di $ 5.000 che non è mai accaduto. Invece, i soldi andarono proprio nella sua tasca.
Le aziende di successo mettono in atto controlli per impedire questo tipo di segnalazione fraudolenta. Se per ogni acquisto di grandi dimensioni sono necessarie due persone, ad esempio, è più difficile per una persona commettere frodi. Non tutte le aziende fanno questo, però. Questo è uno dei motivi per cui le dichiarazioni finanziarie vengono controllate. Un altro è che le pratiche contabili standard sono diventate sempre più complesse, rendendo più facile per errori o frodi scivolare attraverso le fessure. Avere dichiarazioni certificate annuali è obbligatorio se sei un'azienda quotata in borsa.
Le dichiarazioni certificate sono costose perché sono accurate. In primo luogo, l'auditor studia la tua azienda e osserva potenziali errori o frodi negli elementi della posizione finanziaria. Successivamente, testano i controlli interni. Se sembra che sarebbe estremamente difficile per qualcuno recuperare le spese o creare entrate fittizie, l'auditor non deve essere altrettanto esauriente. Se i tuoi controlli sono sciatti, però, l'audit diventa più difficile.
- Esistono le risorse che si riferiscono al bilancio?
- Il saldo dei crediti è accurato?
- I tuoi estratti conto bancari confermano le attività in contanti che dici di avere?
- I creditori confermano che le passività in bilancio sono accurate?
- Le spese riportate sul conto economico sono corrette?
Dopo che il revisore ha esaminato i cinque elementi e il modo in cui li hai segnalati, riceverai l'opinione del revisore:
- Un'opinione non qualificata suona male, ma in realtà è una buona notizia. L'auditor dice che le tue affermazioni vanno bene, senza riserve.
- Un'opinione qualificata afferma che i tuoi bilanci sono per lo più buoni, ma alcune informazioni non possono essere verificate.
- Un parere negativo dice che ci sono problemi seri che devono essere risolti.
- Il disclaimer di un revisore dice che non è possibile formarsi un'opinione. Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che mancavano troppi documenti per confermare che gli elementi fossero precisi o che il team di gestione si fosse rifiutato di collaborare.
