Le lettere sono il modo migliore per garantire che dipendenti o clienti siano informati di un cambio di politica. Le persone tendono a ignorare i segni e le e-mail perché sono bombardati da così tanti annunci pubblicitari e messaggi di posta elettronica ogni giorno. Le lettere, d'altra parte, sono più difficili da ignorare perché sono associate a formalità e messaggi importanti. Le lettere di notifica sono semplici da scrivere e molto efficaci.
Caricare la carta intestata dell'azienda nella stampante. La maggior parte delle aziende ha politiche che le comunicazioni ufficiali devono essere su carta intestata perché aiutano a trasmettere l'idea di coerenza e autorità.
Apri la lettera digitando la data. Se la lettera è destinata a un individuo, digita il nome e l'indirizzo del destinatario. Se la lettera farà parte di un mailing di massa di avvisi simili, non digitare il nome o utilizzare la funzionalità di stampa unione sul programma di elaborazione testi per inserire i nomi.
Iniziare la lettera digitando "Gentile Sig. / Sig. (Nome)" seguito da due punti, o per un messaggio più generico "Gentile cliente stimato" o un piacere simile.
Inizia la lettera spiegando brevemente la situazione. Se stai scrivendo per dare brutte notizie, come in un avviso di libri scaduti o una bolletta scaduta, spiega a cosa serviva il conto e quanto è tardi. Se si sta scrivendo per informare i clienti di un cambiamento nella politica, spiegare il problema che ha creato la necessità di cambiare la politica.
Spiegare l'avviso in modo chiaro e sintetico in modo che il destinatario non perda il messaggio. Fornisci le date rilevanti per quando la politica entrerà in vigore.
Fornire informazioni sull'azione come eventuali scadenze o procedure che il destinatario della lettera dovrebbe seguire. Fornire le informazioni di contatto in caso di domande.
Chiudi la lettera ringraziando il dipendente o il cliente per la sua attenzione e digita il tuo nome. Accedi nello spazio sopra il tuo nome.
Suggerimenti
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Mantieni la lettera breve e importante. Se vi scusate con troppi clienti o dipendenti, ciò potrebbe essere interpretato come un'indicazione che possono discutere con l'avviso o il cambiamento di politica.
