La gestione dei libri aperti può essere un modo per educare i dipendenti sul quadro generale delle finanze di un'azienda, ma comporta anche una serie di rischi. Occorre prestare particolare attenzione a chi vede le informazioni finanziarie, come vengono utilizzate e cosa dovrebbe rimanere solo per gli occhi della direzione.
Spiegando i numeri
I fogli di calcolo contabile di un'azienda, i budget di riga e gli audit interni ed esterni e le dichiarazioni dei redditi possono essere difficili da decifrare. Operare in un sistema di gestione di libri aperti che offre allo staff l'accesso a questo tipo di informazioni può avere conseguenze indesiderate. I dipendenti possono fraintendere ciò che determinate cifre significano o interpretano erroneamente le dichiarazioni di guadagno, portando a confusione o preoccupazione. Per essere efficace, la gestione aperta dei libri richiede non solo l'apertura dei libri, ma la spiegazione di cosa significano i numeri in un modo che i dipendenti possano comprendere.
Sovrapposizione di dati finanziari
La gestione di libri aperti non è necessariamente un concetto per tutti, in cui tutti i membri dell'azienda sono invitati a esaminare qualsiasi documento finanziario in qualsiasi momento. Le aziende offrono in genere diversi livelli di divulgazione, che possono essere scomodi per la gestione da decidere e supervisionare. Potrebbero esserci conflitti riguardo a quali dipendenti hanno i privilegi e quali no.
Appropriazione indebita di informazioni
Un sistema di gestione di libri aperti può mettere un'azienda in uno svantaggio competitivo, in particolare se un dipendente condivide con i concorrenti cifre finanziarie importanti o utilizza le informazioni come leva per i propri scopi. Ottenere accordi di non divulgazione firmati dai dipendenti può richiedere molto tempo, e anche una scivolata involontaria nella situazione sbagliata può avere effetti devastanti sulla capacità di un'azienda di competere. Ciò può anche aprire una società a potenziali problemi con clienti e venditori, che potrebbero non voler mostrare i loro dettagli finanziari.
Gestire il morale
Mentre aprire i libri allo staff può creare un interesse personale per il benessere della compagnia, le scarse risorse finanziarie hanno il potenziale di incidere negativamente sul morale. I dipendenti che vedono l'azienda in difficoltà possono temere per il loro lavoro e cercare di trasferirsi altrove se sembra che la compagnia sia nei guai. In alternativa, una linea di fondo sana invita a chiedere aumenti, maggiore partecipazione agli utili o altra distribuzione della ricchezza che potrebbe non essere compatibile con le strategie e gli obiettivi a lungo termine dell'azienda.
Conflitto interno
I problemi relativi a guadagni, salari e strutture di bonus possono essere esposti nella gestione di libri aperti, portando a lotte intestine tra i dipendenti. Ad esempio, se si decide di rinunciare ai bonus dei dipendenti dopo un anno proficuo, si attende di essere chiamati a prendere la decisione da parte dei membri del personale che sono a conoscenza dei rapporti sui guadagni. Allo stesso modo, se i tuoi dirigenti hanno pesanti conti discrezionali, mentre al tuo personale amministrativo viene negata la richiesta di nuovi computer, questo potrebbe portare al dissenso.
