Le missive bruscamente formulate dall'ufficio d'angolo sono un editto per una sola persona, ma la realtà è che la maggior parte dei luoghi di lavoro opera in modo più efficiente - e con maggiore morale - quando i boss promuovono la comunicazione di squadra. Esistono diverse strategie per aumentare la comunicazione tra colleghi.
Visione, valori e buy-in
Missione, visione e dichiarazioni di valore aiutano a riunire un team attorno alle grandi idee che guidano quello che fanno e assicurano che tutti siano sulla stessa pagina - un primo passo cruciale verso la promozione della comunicazione, secondo Susanne Gaddis, Ph.D., un professionista di comunicazione certificato e CEO di The Communications Doctor. Ma non basta parlare solo la stessa lingua aziendale. "Per creare una squadra efficace, tutti i membri del team devono comprenderli e acquistarli", afferma il Dr. Gaddis. E questo è fondamentale quanto i colleghi di lavoro che "accettano un insieme di comportamenti che aiuteranno piuttosto che ostacolare l'organizzazione", afferma.
Comprendere e soddisfare le differenze di stile
Tra quelli che aiutano i comportamenti: capire e accogliere le differenze di stile. Prendi, per esempio, Arthur in contabilità e Chloe in modo creativo. "Se un individuo di tipo creativo e non di scadenza lavora con un individuo estremamente organizzato ed estremamente strutturato, ha bisogno di parlare in anticipo del livello di comunicazione necessario", afferma il dottor Gaddis. Dovranno anche concordare i canali che useranno per tenersi reciprocamente informati - come telefonate giornaliere, settimanali o mensili, messaggi di testo o incontri faccia a faccia, dice. E a volte come allenatore, e / o capo, dovrai organizzare - e forse anche guidare - la discussione iniziale.
Fai un ringraziamento in tre passi
Fornire - e incoraggiare i colleghi a fornire - un feedback in tre fasi, afferma il Dr. Gaddis. Ecco come funziona:
- Passaggio 1: Pronuncia "Grazie!"
- Passo 2: fai sapere ai membri dello staff che cosa hanno fatto.
- Passo 3: fai sapere loro qual è l'impatto del loro comportamento sull'organizzazione.
Esempio: "Grazie, Rita, per aver condiviso il fantastico articolo che hai trovato sull'efficace team building: le idee hanno già avuto un enorme impatto su come sto comunicando con il mio team", afferma il Dr. Gaddis.
Ripensare le riunioni della squadra
Usa incontri mirati e stand-up per promuovere la comunicazione di squadra - invece dei tradizionali sedili, seduttori e atoni. Alcuni li chiamano "scrum" e c'è persino una "Scrum Alliance" che offre consigli, addestramento e certificazione sulla via della mischia. L'idea: alzati, le "riunioni" circolari si svolgono una volta al giorno per non più di 15 minuti e tutti i partecipanti devono contribuire. Solo tre cose sono coperte: cosa hanno compiuto dall'ultima crisi quotidiana, cosa pensano di realizzare tra ora e la prossima mischia quotidiana e ciò che ostacola il progresso, secondo Renee Mzyk, direttore delle operazioni di Scrum Alliance. Ma è sicuramente non una riunione di pianificazione o una discussione tecnica, entrambe le quali possono impantanarsi nei dettagli e fermare la comunicazione efficace del team.
Parla il linguaggio del corpo giusto
Niente dice "Non mi interessa di cosa stai parlando", come inviare un messaggio o piegare le braccia quando gli altri membri del team hanno la parola. Invece, prova queste tecniche, offerte da Carol Kinsey Goman, Ph.D., un oratore principale, executive coach e esperto di media sull'impatto del linguaggio del corpo sul posto di lavoro. È anche una blogger di leadership per Forbes e autrice di "The Silent Language of Leaders: Come il linguaggio del corpo può aiutare - o Hurt - How You Lead":
- Affronta direttamente le persone (da cuore a cuore). Anche un quarto di distanza segnala la tua mancanza di interesse e fa spegnere l'oratore, dice il dott. Goman.
- Rimuovi le barriere tra te e gli altri partecipanti. Telefoni, carta - tutto ciò che blocca la tua vista. O ancora meglio, esci da dietro la tua scrivania e siediti accanto a loro.
- Mantenere un contatto visivo positivo. Un maggiore contatto visivo porta quasi sempre a una maggiore inclinazione e inclusione. Spostare lo sguardo o scansionare la stanza indica che non stai ascoltando.
- Usa la mano palmare e i gesti delle braccia aperte quando parli. Questi silenziosi segnali di credibilità e candore sono percepiti più positivamente delle braccia incrociate e delle mani nascoste o vicine al corpo, afferma il dott. Goman.
- Sincronizza il tuo linguaggio del corpo con la persona con cui hai a che fare. Abbina in modo sottile il supporto dell'altro, le posizioni del braccio e le espressioni facciali: questo ti segnala che sei connesso e impegnato.
Evita "Pensiero di gruppo"
Che cosa hanno in comune Pearl Harbor, l'invasione statunitense della Corea del Nord e l'invasione della Baia dei Porci di Cuba? Questi "fiascoes" storici, come dice l'autore Irving L. Janis, potrebbero essere stati causati dall'esclusione di voci di dissenso dalle discussioni sulla pianificazione del governo in un approccio errato che ha definito "Pensiero di gruppo". D'altra parte, tali successi politici come la crisi missilistica cubana e il piano Marshall dimostrano il valore di altri punti di vista, secondo Janis. La linea di fondo: intrattenere il dissenso su nuove idee o politiche può favorire la comunicazione di gruppo attirando partecipanti riluttanti e aiutandoti a prendere decisioni migliori, quindi incoraggiarlo.
Salta lo Scowl
Evitare accigliato o accigliato mentre discussioni si svolgono dal momento che queste reazioni non favorire la comunicazione di squadra, sia. Per prima cosa, quando aggrotti le sopracciglia, "i partecipanti probabilmente penseranno che non ti piace quello che hai appena ascoltato - e manterranno le loro opinioni a se stesse", dice il dott. Goman. "In effetti, ogni volta che mostri qualsiasi manifestazione non verbale di rabbia, irritabilità o fastidio, le persone hanno maggiori probabilità di trattenere le loro idee, limitare i loro commenti e cercare modi per accorciare la loro interazione con te." Invece, concentrati sul fatto che ci sia la verità nella dichiarazione. Puoi sempre toccare con tatto il modo in cui è stato presentato più tardi uno a uno, se necessario.
