Le relazioni sui progressi sono chiare, con un design più formulato di quello dei rapporti trimestrali. Questi ultimi variano nel loro formato da impresa ad impresa e da istituzione a istituzione. Tuttavia, le seguenti linee guida di base si applicano a entrambi: Sii consapevole del tuo pubblico e di ciò che si aspettano di trovare nel rapporto e mantieni la tua scrittura chiara e concisa, con un tono serio, senza fronzoli e uno stile accurato, aperto e affidabile.
Articoli di cui avrai bisogno
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Dati e informazioni da includere
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Un buon programma di elaborazione testi come Microsoft Word
Utilizza il formato di promemoria tradizionale sia per i report di avanzamento sia per quelli trimestrali. Inizia con la data, il nome e la posizione della persona a cui andrà il rapporto, il tuo nome e posizione e una riga dell'oggetto chiara e concisa. Ad esempio, la riga dell'oggetto per un rapporto sullo stato di avanzamento potrebbe essere "Progredire sul progetto di integrazione dei dati". La riga dell'oggetto per un rapporto trimestrale è spesso meno specifica e dice semplicemente qualcosa come "Rapporto trimestrale per il dipartimento dati, terzo trimestre 2010." Se il rapporto trimestrale è uno dei tanti che vanno alla stessa persona, assicurati di conoscere il formato esatto che la persona si aspetta.Il lettore ha bisogno di digerire rapidamente tutti i dati in arrivo e si aspetterà di trovare tipi specifici di informazioni nello stesso posto in ogni rapporto.
Per una relazione sullo stato di avanzamento, aprire con un riepilogo dei progressi, ad esempio "Il progetto di integrazione dei dati sta progredendo nei tempi previsti e sotto budget." Se si sta cercando qualcosa di specifico: aiuto di un altro dipendente o dipartimento, fondi aggiuntivi, ecc. elencalo immediatamente per assicurarti che non venga trascurato dal lettore. Aprire la relazione trimestrale in modo simile riassumendo le informazioni contenute nel report.
Dettagli lo sfondo del progetto, che può essere incluso nel sommario del progresso se lo desideri, riassumendo rapidamente i dettagli e descrivendone lo scopo e la tempistica. Nell'ambito del report trimestrale, è possibile includere i progressi fatti dall'ultimo report, tenendo conto sia del bene che del male. Tieni presente che vuoi essere aperto e onesto.
Specificare nel report di avanzamento tutti i lavori finiti e utilizzare i verbi di azione per sottolineare che coloro che lavorano al progetto sono stati laboriosi. Potresti anche includere date specifiche quando le fasi del progetto sono state completate o quando parte di essa è diventata attiva o è andata online o qualunque sia l'obiettivo. A questo punto nella relazione trimestrale e nel formato appropriato, iniziare a dettagliare i progressi che sono stati fatti. Elenca i problemi che devono essere risolti.
Fornire dettagli in una relazione sullo stato di avanzamento di tutti i problemi che si stanno affrontando, strategie per risolverli e una tempistica per la loro risoluzione o spiegazione del perché il problema è in corso.
Definire il programma di lavoro nella relazione sullo stato di avanzamento, insieme ai risultati che anticipi durante l'intervallo di tempo in arrivo. Puoi concludere il rapporto con una valutazione complessiva del progetto e cosa è stato finora ottenuto. Nel rapporto trimestrale, prevedere le prossime opportunità e sfide insieme ai risultati previsti e alle attività importanti. Forse finirà con una richiesta di commenti, feedback e idee.
