Le organizzazioni hanno incentivi per monitorare le loro operazioni sui salari. Oltre alle frodi che drenano risorse, esistono regolamenti che disciplinano le tasse, l'occupazione e la riservatezza dei dati che comportano conseguenze legali e finanziarie per la non conformità. Gli audit delle retribuzioni confermano l'accuratezza della retribuzione, identificano i collegamenti deboli nell'elaborazione delle buste paga e assicurano che le procedure e le politiche di compensazione riducano al minimo i rischi. Esse fungono anche da controllo incrociato per quanto riguarda i precedenti risultati dell'audit. Sia che si tratti di un team interno o di una società di revisione esterna, le checklist di audit sui salari coprono le categorie chiave.
Verificare i record di occupazione
I centri di gestione stipendi sono incentrati sul file master di ciascun dipendente e sul record dell'organizzazione della percentuale di retribuzione assegnata a un lavoratore. I fattori che vengono presi in considerazione comprendono il numero del dipendente, l'eleggibilità al beneficio, lo stato lavorativo e le entrate da inizio anno. Gli audit delle retribuzioni confrontano i contenuti dei file con quelli dei pagamenti emessi, tengono traccia delle modifiche e modificano le autorizzazioni e riesaminano le misure di sicurezza come l'accesso. Un audit del file principale conferma inoltre che vengono pagati solo dipendenti attivi e idonei e rivede la tempestività delle transazioni di separazione dei dipendenti.
Esaminare le passività del libro paga
Un revisore dei conti paga vuole assicurarsi che la retribuzione lorda e qualsiasi detrazione di stipendio siano state calcolate correttamente. È necessario verificare la ritenuta d'acconto, i contributi pensionistici, i premi di indennità e le decorazioni. I revisori esaminano gli anticipi salariali e i prestiti ai dipendenti, rilevando l'esistenza di una politica scritta, di un'adeguata documentazione e di controlli e contrappesi amministrativi. I bonus e le commissioni vengono confrontati con i programmi di vendita e incentivi e le politiche e le procedure applicabili. Anche l'indennizzo differito, come le ferie pagate in un diverso periodo di retribuzione, merita l'attenzione di un auditor.
Monitorare le operazioni di cronometraggio
Le ore lavorate devono essere documentate, sia su supporto cartaceo che elettronico, in modo che i dipendenti possano essere pagati correttamente. Il periodo di riposo retribuito può essere legato a ore di lavoro, che richiedono un controllo delle retribuzioni per malattia, congedi personali, ferie militari retribuite e giorni di ferie. L'aspetto relativo al cronometraggio di un audit sui salari rivelerà i pagamenti in eccesso, i pagamenti insufficienti e le discrepanze nelle procedure di firma che sono state messe in atto per ridurre il tempo di segnalazione disonesto.
Verificare le spese di lavoro
Rapporti di spesa imbottiti che gonfiano il costo del libro paga e possono eventualmente violare le regole del servizio di entrate interne possono essere scoperti in un controllo del libro paga.Oltre a garantire che le richieste di rimborso aderiscano alla politica aziendale e alla procedura di approvazione, i revisori dei libri paga verificano le ricevute e calcolano i totali di spesa per la precisione. La revisione dei conti o dei centri di costo che corrispondono ai pagamenti per viaggi e altre spese di lavoro garantisce che i rendiconti finanziari presentino valori accurati per il costo delle merci vendute, la manodopera e l'inventario.
