Le lettere commerciali efficaci sono uno strumento importante nell'arsenale di ogni uomo d'affari. Sia che si tratti di vendere un prodotto o servizio, o semplicemente di presentare lo stesso autore, una lettera commerciale efficace deve avere alcune caratteristiche di base per convincere un lettore a rispondere favorevolmente. La lettera deve chiamare il destinatario all'azione e convincerlo a fare ciò che lo scrittore desidera. Tutte le lettere commerciali efficaci hanno alcune qualità in comune.
Informazioni complete
Una lettera commerciale efficace ha tutte le informazioni di cui un lettore ha bisogno per agire in modo appropriato. La lettera indica chiaramente da chi proviene la lettera e dove e come rispondere. Indica di cosa tratta la lettera, quando è necessario agire, dove deve essere intrapresa un'azione e perché dovrebbe essere intrapresa ora. La lettera commerciale è piena di informazioni e non lascia nulla fuori. Ha un chiaro invito all'azione e dice al destinatario come eseguire quell'azione.
concisione
La lettera commerciale efficace non è fiorita o ornata. È scarno e al punto. Non ci sono parole sprecate. Il linguaggio è conciso nella sua consegna in modo che al lettore vengano lasciate solo le informazioni necessarie. Una lettera d'affari non è un posto in cui mostrare grandi parole o poesie. Le lettere commerciali efficaci sono brevi e precise.
Vantaggi, non funzionalità
Le lettere commerciali efficaci si concentrano sui vantaggi per il destinatario, non sulle caratteristiche del prodotto o delle informazioni. Risponde alla domanda per il lettore: "Cosa c'è in esso per me?" Una lettera commerciale prende in considerazione i vincoli temporali che il lettore ha e le esigenze che il lettore sta portando in tavola. Si rivolge a loro, rendendo facile per il lettore di prendere l'azione desiderata. Le lettere d'affari si concentrano su come lo scrittore di lettere può aiutare il lettore, non sul perché il lettore dovrebbe aiutare lo scrittore.
Specificità
Usa una lingua specifica per scrivere lettere commerciali. Spiega ai lettori esattamente cosa possono aspettarsi da prodotti, servizi o aziende. Non usare un linguaggio vago che potrebbe lasciarli indovinare. Utilizzare gli esempi, se necessario, per chiarire ulteriormente il linguaggio per rendere la lettera commerciale chiara per il lettore. Se viene fatta una promessa in una lettera, assicurati che l'azienda possa eseguirne il backup. Inoltre, usa i verbi d'azione invece dei verbi passivi per dare forza alle tue frasi.
Chiarezza
Evitare l'uso del gergo a meno che non sia assolutamente necessario nello sforzo di comunicare chiaramente. È importante chiarire esattamente ciò che la lettera sta offrendo e ciò che la lettera sta chiedendo al lettore di fare. In caso contrario, il lettore non può intraprendere l'azione richiesta e la lettera non sarà efficace. Usa un linguaggio chiaro e forte per enfatizzare ciò che il lettore dovrebbe fare dopo aver letto la lettera commerciale. Si consigliano brevi frasi con verbi forti e attuabili per incoraggiare il lettore ad agire.
Etichetta
Assicurati di seguire l'etichetta corretta in lettere commerciali. Assicurati di trovare il nome e l'ortografia corretti della persona che riceverà la lettera. Affrontarli in modo appropriato Rispondere a tutte le lettere che richiedono una risposta di risposta. Seguendo l'etichetta corretta, un uomo d'affari dimostra di avere il giusto rispetto per la persona che sta scrivendo. Questo rispetto può fare molto per far sì che il lettore della lettera assuma la chiamata all'azione.
Correttezza
Dalla formattazione della lettera all'adeguatezza del destinatario, una lettera commerciale deve colpire molte note corrette per essere efficace. Assicurati che sia inviato alla persona giusta, nel reparto corretto, presso l'azienda corretta. Assicurati che la lettera sia indirizzata alla persona giusta per intraprendere l'azione che la lettera gli chiede di prendere. Leggi la lettera e giudica se la lingua è corretta o meno per la persona a cui la stai inviando - né troppo formale né informale. Quando sei pronto per l'invio, controlla nuovamente la formattazione un'ultima volta per gli errori.
