Il saluto di una lettera commerciale è qualcosa che il lettore vedrà prima di leggere il resto della lettera. Un saluto scritto male può offendere il lettore e dare un tono negativo al resto della lettera. In genere, è necessario adottare un approccio formale e rispettoso quando si redige un saluto di lettera commerciale. Se non sei sicuro, rivolgiti a qualcuno per nome e cognome è sempre appropriato. Ci possono essere casi, tuttavia, dove i nomi possono essere utilizzati in lettere commerciali.
Regola del pollice
In generale, le persone sono indirizzate per titolo e cognome nella corrispondenza commerciale. Questo è il modo più formale e tradizionale per rispondere a una lettera commerciale, comprese le lettere commerciali tramite e-mail. Tuttavia, in alcuni casi è accettabile utilizzare un nome. Indipendentemente da come si sceglie di rivolgersi a una persona nella lettera commerciale, un colon in genere viene utilizzato dopo qualsiasi saluto.
Familiarità
Se si è in prima persona con la persona a cui si sta indirizzando la lettera, è generalmente accettabile rivolgersi alla persona anche con il proprio nome nella lettera. Inoltre, puoi prendere spunto dalla corrispondenza precedente dal contatto commerciale per capire se puoi o meno usare un nome. Ad esempio, è accettabile rivolgersi a una persona per nome in lettere commerciali se ha inviato la corrispondenza a te e l'ha firmata usando il suo nome. Questa è un'indicazione che puoi usare un approccio più informale.
Nomi ambigui
Quando scrivi a qualcuno che non hai mai incontrato e il primo nome è ambiguo, come Pat, Leslie o Chris, puoi indirizzare la lettera commerciale per nome e cognome per evitare di utilizzare un titolo specifico per genere in modo errato. Possono invece essere usati altri saluti neutrali per genere che evitano del tutto il nome, come "A chi può interessare" o "Gentile Signore o Signora".
Quando non usare i primi nomi
Una lettera commerciale di natura formale o legale dovrebbe sempre essere indirizzata per titolo e cognome, indipendentemente dalla familiarità con il lettore. Quando si rivolge alle donne, lo scrittore non dovrebbe mai assumere lo stato civile; il termine neutrale "Signora" dovrebbe essere usato a meno che la donna non abbia specificatamente indicato che preferisce "Signora" utilizzandolo nella propria corrispondenza commerciale o dicendovi. Se la persona ha un titolo professionale, come "Dr.", è sempre meglio usare questo titolo.
