Che tu sia una nuova organizzazione non profit che cerca di cambiare il mondo o un piccolo gruppo che cerca di raccogliere fondi per le uniformi delle bande scolastiche, accettare e processare donazioni in denaro può essere complicato. I raiser di fondi ben intenzionati non hanno bisogno di fare molto per entrare in acqua calda con l'IRS, quindi utilizzare i suggerimenti in questa guida per risparmiare tempo e sforzi stabilendo pratiche finanziarie rigorose. Scopri come elaborare le donazioni in contanti, aprire un conto corrente e utilizzare Internet per gestire i regali in denaro, in modo che il tuo gruppo possa dedicarsi all'aiuto degli altri piuttosto che spiegare ripetutamente come gli sforzi del gruppo vengono sottoscritti.
Apri un conto bancario nel nome della tua organizzazione o causa. Ciò richiede in genere la documentazione, quindi portare con voi il vostro statuto, regolamento, articoli costitutivi e altri tipi di documenti che possono essere utilizzati come prova della missione e dei principi della vostra organizzazione.
Inserisci due firmatari per tutte le transazioni in contanti con il tuo conto bancario. Questa "firma doppia richiesta" non costa più nulla da implementare, ma ci vuole molto per rassicurare i donatori e i membri in modo che la vostra organizzazione sia sempre al passo.
Disegna un "modulo per la donazione in contanti" standard e chiedi a ogni donatore di riempire uno ogni volta che viene fatto un contributo. Questo modulo dovrebbe includere il nome del donatore, indirizzo e altre informazioni di contatto, un luogo per l'importo in contanti, data e dovrebbe anche precisare i termini in base ai quali la donazione --- tutto o in parte --- è consentita come cancellazione delle imposte. Aggiungi una riga per la firma della persona che accetta la donazione.
Qualifica ogni regalo in contanti per assicurarti che rientri nella missione della tua organizzazione. Accertati che non vi siano "stringhe" allegate e che non vi siano conflitti di interesse o quid pro quo impliciti nel contributo prima che il tuo gruppo lo accetti.
Accettare un metodo standard per l'elaborazione delle donazioni relative alle donazioni. Usa quello che viene chiamato un sistema di conteggio a due mani che richiede almeno due membri del gruppo per assistere ad ogni transazione di caselle di donazione. Il controllo fisico di queste scatole deve essere rigorosamente monitorato. Tieni un registro dettagliato degli orari, delle date e delle persone contando, trasferendo, depositando o spostando in altro modo i fondi della scatola di donazione.
Impostare limiti di reporting per le donazioni in denaro per creare assegni e contrappesi legali. Alcuni gruppi richiedono il consenso prima che un determinato importo possa essere accettato (ad es. $ 1.000) per far sì che determinati interessi speciali siano monitorati per conto del gruppo.
Considerare l'utilizzo di un servizio di terze parti come Pay Pal per elaborare regali in contanti. Non è richiesto alcun sito Web (sebbene molti club trovino facile collegarsi a Pay Pal tramite un link alla homepage) e i sostenitori possono fare donazioni sicure dalle proprie banche o carte di credito. La scia della carta è completa e facile da usare. Pay Pal può anche impostare abbonamenti mensili automatici per i donatori frequenti.
Configurare fogli di calcolo Excel (o altri programmi software di database) per tenere traccia di tutte le ricevute di cassa. Sconfiggi donazioni in contanti, assegni, transazioni con carta di credito, proventi Pay Pal e entrate di entrate ausiliarie per tenere traccia di dove proviene il denaro del gruppo per futuri sforzi di marketing.
Lavora con un banchiere o un contabile se la tua iscrizione non include un membro del team che si trova a proprio agio con le finanze. Invia sempre una lettera di ringraziamento ai donatori del regalo subito dopo aver ricevuto la donazione in denaro. Questo tocco in più, quando inviato in modo tempestivo, ricorda al donatore il loro contributo, esprime volumi sulla gratitudine del gruppo e pone le basi per futuri appelli alla campagna.
